Checklist voor een miniatuurspellenbeurs organiseren

Een miniatuurspellenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en spelmateriaal klaarzetten. Je moet exposanten tijdig vastleggen, bezoekers registreren en de standindeling afstemmen op demonstraties en vitrinekasten. Regel daarnaast betalingen, catering, parkeerinformatie en bewegwijzering voordat de beursdag begint. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, zodat de opbouw op locatie niet uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Speldemonstraties plannen
2 personen
Catering bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Betalingswijze vastleggen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Beursmaterialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ventilatie en verlichting controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Demo-tafels inrichten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Toegang registreren
2 personen
Speldemonstraties begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen registreren
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Spellen en stands afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 16
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelverhogersaantal 20
Vitrinekastenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Pinapparaat
Geldkist
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 6
Zaklampenaantal 2

Verlichting

Werklichtenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Spelmateriaal

Speelmattenaantal 12
Dobbelbakjesaantal 12
Meetlintenaantal 10
Miniatuurverhogersaantal 20
Demo-terreinsetsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Beursbanneraantal 2
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Kleefgumaantal 4
Plakbandrollenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Dweilset
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de exposantenlijst vroeg en bevestig per stand het benodigde tafeloppervlak. Plan speldemonstraties pas nadat de standindeling vaststaat, zodat demo-terreinsets en looproutes elkaar niet blokkeren.
Verstuur parkeerinformatie samen met de bezoekersuitnodiging en neem de route naar de registratietafel op in de plattegrond. Bezoekers vinden de beurs sneller als bewegwijzering bij de ingang én op kruispunten hangt.
Controleer de betaalwijze vóór de beurs en test het pinapparaat op locatie. Leg ook een geldkist klaar als terugvaloptie en zorg dat verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten veilig liggen.
Plan de catering op basis van het aantal bevestigde exposanten en aangemelde bezoekers, niet op basis van de zaalcapaciteit. Koel dranken vóór opening en zet koffiezetapparaten en waterkokers op een plek waar wachtrijen de stands niet hinderen.
Reserveer opbouwtijd vóór de bezoekers binnenkomen voor ventilatie, verlichting, tafels en stoelen. Houd zaklampen en werklichten achter de hand; donkere hoeken vallen vaak pas op wanneer de standindeling al klaar is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een miniatuurspellenbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal exposanten. Reserveer extra tijd voor tafels, stoelen, vitrinekasten, verlichting, demo-terreinen en bewegwijzering.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een miniatuurspellenbeurs?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beurs. Geef exposanten daarna een uiterste aanmelddatum en bevestig de definitieve standindeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tafels heb ik nodig per exposant?: Reken als startpunt op 1 tot 2 klaptafels per exposant en vraag vooraf naar extra ruimte voor vitrinekasten of demo-terreinen. Leg de definitieve aantallen vast zodra alle exposanten zijn bevestigd.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 tot 10 dagen vóór de beurs door aan de cateraar. Bestel daarna een kleine marge boven het bevestigde aantal bezoekers en exposanten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.