Organiser un salon des jeux miniatures sans rien oublier
Un salon des jeux miniatures demande une préparation précise : les exposants, les démonstrations, les inscriptions et l’aménagement doivent avancer ensemble. Cette checklist regroupe les 57 tâches du projet et les 44 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Commence par réserver la salle et confirmer les participants, puis règle les détails pratiques avant de préparer les stands. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les boissons, la signalétique et l’installation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Planifier les démonstrations de jeux
2 personnes
Commander le catering
Réserver des tables et des chaises
Définir le mode de paiement
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Impression de la signalétique
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel du salon
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la ventilation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les tables de démonstration
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Enregistrer l'entrée
2 personnes
Encadrer les démonstrations d’épinglage
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Suivi
Démonter les jeux et les stands
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 16
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 6
- Rehausseurs de tableqté 20
- Vitrinesqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Terminal de paiement
- Caisse
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 6
- Lampes de pocheqté 2
Éclairage
- Lampes de travailqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Matériel de jeu
- Tapis de jeuqté 12
- Pots à désqté 12
- Mètres rubansqté 10
- Rehausses miniaturesqté 20
- Ensembles de terrain de démonstrationqté 8
Décoration
- Nappesqté 16
- Bannière de salonqté 2
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de standqté 20
- Badges nominatifsqté 40
- Pâte adhésiveqté 4
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Ciseauxqté 4
Nettoyage
- Kit de lavage
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gel hydroalcooliqueqté 4
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle avant de lancer les inscriptions : tu dois connaître la capacité, les horaires d’ouverture et les possibilités d’installation des tables, chaises et vitrines.
- Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription des exposants et des visiteurs, puis commande le catering assez tôt pour disposer d’une estimation fiable du nombre de repas.
- Prépare le plan des stands après avoir confirmé les exposants. Prévois les emplacements des tables, des démonstrations, de l’accueil et des passages suffisamment larges pour circuler avec du matériel.
- Teste le terminal de paiement, la caisse, les rallonges et les multiprises avant le jour J. Ajoute des passe-câbles afin d’éviter les câbles dans les zones de passage et garde des lampes de travail disponibles.
- Le matin du salon, ouvre le lieu en avance pour vérifier la ventilation et l’éclairage, installer les tables et les chaises, puis placer les tapis de jeu, terrains de démonstration et rehausses avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon des jeux miniatures ?
- Commence plusieurs semaines avant la date prévue, dès que la salle peut être réservée. Les inscriptions, les invitations et la liste des exposants doivent être traitées avant de finaliser le plan des stands et le catering.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon des jeux miniatures ?
- Prévois au moins 2 à 3 heures sur place avant l’ouverture, selon le nombre de tables et de stands. Ce temps couvre l’installation du mobilier, de la signalétique, de l’accueil, des démonstrations et la vérification de l’éclairage.
- Que faut-il prévoir pour les démonstrations de jeux miniatures ?
- Prépare un ensemble de terrain de démonstration par table ou par activité, avec tapis de jeu, pots à dés, mètres rubans et rehausses miniatures. Vérifie chaque ensemble la veille afin de ne pas perdre du temps pendant l’installation.
- Quand préparer les badges et le plan du salon ?
- Prépare les badges après la confirmation des exposants et imprime le plan lorsque les emplacements sont définitifs. Fais une dernière vérification la veille pour corriger les changements de nom, de stand ou de circulation.
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