Checklist para organizar una feria de juegos en miniatura

Una feria de juegos en miniatura necesita más que mesas y vitrinas. Primero hay que reservar la sala, reunir a los expositores y controlar las inscripciones; después se prepara el plano, las demostraciones y el catering. Durante los últimos días conviene confirmar horarios, preferencias dietéticas, aparcamiento y métodos de pago. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a llegar al montaje con la señalización, el material de juego y las bebidas listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Planificar demostraciones de pines
2 personas
Pedir el catering
Reservar mesas y sillas
Registrar el método de pago
Enviar la información de aparcamiento
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir la señalización
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recopilar material de feria
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la ventilación y la iluminación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Registrar el acceso
2 personas
Coordinar demostraciones de Speldemonstraties
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar juegos y stands
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el material
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 16
Sillascant. 60
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Elevadores de mesacant. 20
Vitrinascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Máquina de sellado
Caja registradora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 6
Linternascant. 2

Iluminación

Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 6

Material de juego

Colchonetas de juegocant. 12
Cubiletescant. 12
Cintas métricascant. 10
Elevadores en miniaturacant. 20
Sets de terreno para democant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Banner de la feriacant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 40
Masilla adhesivacant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4

Limpieza

Juego de fregona
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12
Desinfectante de manoscant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y las mesas con varias semanas de margen: necesitarás espacio para los puestos, la mesa de registro, las demostraciones y una zona de paso cómoda.
Cierra la lista de expositores antes de dibujar el plano de puestos. Así puedes distribuir vitrinas, elevadores de mesa y sets de terreno sin rehacer la colocación a última hora.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el número final al encargar el catering. Haz esta comprobación al menos 5 días antes para evitar comidas insuficientes o incompatibles.
Prepara la señalización, el plano impreso y las tarjetas de nombre antes del día del evento. Lleva varias copias del plano y coloca una en la entrada, junto al registro y en la zona de demostraciones.
Comprueba electricidad, iluminación y cables al abrir la ubicación. Cuenta con regletas, alargadores, alfombrillas para cables y lámparas de trabajo; los puestos con miniaturas necesitan buena luz y pasillos despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una feria de juegos en miniatura?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la sala, contactar con expositores y publicar el formulario de inscripción. Durante la última semana confirma asistentes, catering, aparcamiento, plano y necesidades de montaje.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de juegos en miniatura?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes si necesitas encargar catering y preparar tarjetas de nombre. Reserva después un margen para corregir datos y confirmar a los expositores.
¿Cuántas demostraciones de juegos en miniatura debo planificar?: Planifica una demostración por cada mesa o franja horaria disponible, dejando al menos 15 minutos entre sesiones para recoger y preparar el material. Ajusta el número al espacio real y al tiempo de los expositores.
¿Qué debo revisar el día anterior a la feria?: Comprueba durante una revisión de 30 minutos el inventario, las bebidas, las copias del plano, la señalización, los cables y el material de demostración. También confirma el horario de llegada de expositores y del catering.

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