Zo organiseer je een mindfulnessworkshop

Begin met de locatie, datum en groepsgrootte; die bepalen hoeveel stoelen, matten, kussens en werkmateriaal je nodig hebt. Open daarna het aanmeldformulier en vraag meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit. Werk vervolgens de deelnemerslijst, boodschappen en workshopmaterialen af. Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor ventileren, opstellen, techniek testen en het klaarzetten van thee, water, soep en brood.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatiebevestiging versturen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersbevestiging versturen
7
Deelnemerslijst opstellen
8
Boodschappenlijst afronden
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Werkbladen afdrukken
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Meditatiematerialen controleren
13
Audioapparatuur opladen
14
Muziek en meditaties testen
15
Toegankelijkheid controleren
16
Ruimte-indeling bepalen
17
Materialen naar locatie brengen
2 personen
18
Ruimte ventileren
19
Stoelen en tafels opstellen
2 personen
20
Matten en kussens klaarleggen
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Thee en water klaarzetten
2 personen
23
Soep en brood voorbereiden
2 personen
24
Techniek en timer testen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Huisregels en programma toelichten
27
Ademhalingsmeditatie begeleiden
28
Thee en water serveren
2 personen
29
Bodyscan begeleiden
30
Mindful bewegen begeleiden
31
Fruit en snacks serveren
2 personen
32
Reflectieoefening begeleiden
33
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
35
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
36
Avondmeditatie begeleiden
37
Vragen en ervaringen bespreken
38
Afronding en afscheid begeleiden
2 personen
39
Deelnemers veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Overgebleven eten koelen
2 personen
41
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte opruimen
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Matten en dekens luchten
2 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Deelnemersbericht versturen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kapstok

Comfort

Meditatiekussensaantal 20
Yogamattenaantal 20
Dekensaantal 20
Meditatiebankjesaantal 6
Oogkussentjesaantal 20
Yoga-ondersteuningskussensaantal 10

Workshopmateriaal

Flip-over
Flip-overpapier
Stiftenaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 24
Notitieboekjesaantal 24
Werkbladenaantal 24
Balpennenaantal 30
Opbergmandenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Meditatietimersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Powerbanksaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Soepkommenaantal 24
Besteksetsaantal 30
Theelepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Soepkommen voor uitserverenaantal 4

Verlichting

Batterijkaarsenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Stofzuiger
Afwasbakkenaantal 2
Afdruiprekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen om een naam en e-mailadres, maar ook naar dieetwensen en toegankelijkheid. Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, route en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak de ruimte-indeling voordat je materialen vervoert. Houd looppaden vrij en zet stoelen, matten, meditatiekussens en dekens zo klaar dat deelnemers zonder schuiven kunnen wisselen tussen luisteren, oefenen en eten.
Laad audioapparatuur en meditatietimers de avond ervoor op. Test muziek, meditaties, timer, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen op locatie minstens 30 minuten vóór ontvangst.
Druk werkbladen en naamkaartjes af op basis van de definitieve deelnemerslijst, plus 2 extra exemplaren. Leg notitieboekjes en balpennen per plek klaar; losse materialen aan de ontvangsttafel kosten bij binnenkomst onnodig tijd.
Zet thee, waterkannen en herbruikbare bekers klaar vóór de eerste deelnemer arriveert. Bereid soep en brood zo dat je tijdens de workshop niet hoeft te snijden, af te wassen of servies zoals soepkommen en opscheplepels te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mindfulnessworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatiebevestiging, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen, boodschappen en werkbladen definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een mindfulnessworkshop klaar te zetten?: Plan minstens 90 minuten voor de start. Gebruik daarvan ongeveer 30 minuten voor ventileren en de ruimte-indeling, 30 minuten voor stoelen, tafels, matten en kussens en 30 minuten voor ontvangsttafel, catering en techniek.
Wanneer test ik de audio en meditatietimer voor een mindfulnessworkshop?: Laad de apparatuur uiterlijk de avond ervoor op en test alle muziek en meditaties opnieuw op locatie, minimaal 30 minuten vóór de ontvangst. Controleer ook het bereik van de Bluetoothspeaker en de beschikbare aansluitingen.
Hoeveel extra werkbladen en naamkaartjes moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één werkblad en één naamkaartje. Print of leg daarnaast 2 extra sets klaar voor onverwachte deelnemers, beschadigde exemplaren of een last-minute wijziging in de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.