Achtsamkeitsworkshop organisieren: Schritt für Schritt
Ein Achtsamkeitsworkshop steht und fällt mit einem ruhigen Ablauf und guter Vorbereitung. Beginne mit Termin, Anmeldung und Teilnehmerzahl, bevor du Raum, Material und Verpflegung planst. Zwei bis drei Tage vorher sollten Namensschilder, Arbeitsblätter, Matten, Kissen und Meditationen bereitliegen. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Lüften, Raumaufteilung, Techniktest und einen unkomplizierten Empfang. Der fertige Plan führt dich durch alle 48 Aufgaben und hilft dir, die 42 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzustellen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsbestätigung senden
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerbestätigung versenden
- 7
Teilnehmerliste erstellen
- 8
Einkaufsliste abschließen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Arbeitsblätter ausdrucken
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Meditationsmaterialien kontrollieren
- 13
Audioanlage aufladen
- 14
Musik und Meditationen testen
- 15
Barrierefreiheit prüfen
- 16
Raumaufteilung festlegen
- 17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 18
Raum lüften
- 19
Stühle und Tische aufstellen
2 Personen
- 20
Matten und Kissen bereitlegen
2 Personen
- 21
Empfangstisch einrichten
- 22
Tee und Wasser bereitstellen
2 Personen
- 23
Suppe und Brot vorbereiten
2 Personen
- 24
Technik und Timer testen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Hausregeln und Programm erläutern
- 27
Atemmeditation anleiten
- 28
Tee und Wasser servieren
2 Personen
- 29
Body-Scan begleiten
- 30
Achtsame Bewegung begleiten
- 31
Obst und Snacks servieren
2 Personen
- 32
Reflexionsübung anleiten
- 33
Abendessen servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Stillewanderung begleiten
2 Personen
- 36
Abendmeditation begleiten
- 37
Fragen und Erfahrungen besprechen
- 38
Abschluss und Verabschiedung begleiten
2 Personen
- 39
Teilnehmer sicher hinausbegleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 41
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Raum aufräumen
3 Personen
- 44
Raum reinigen
2 Personen
- 45
Matten und Decken lüften
2 Personen
- 46
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 47
Teilnehmernachricht versenden
- 48
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 24
- TischeAnz. 4
- Empfangstisch
- Garderobenständer
Komfort
- MeditationskissenAnz. 20
- YogamattenAnz. 20
- DeckenAnz. 20
- MeditationsbänkeAnz. 6
- AugenkissenAnz. 20
- Yoga-UnterstützungskissenAnz. 10
Workshopmaterial
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- StifteAnz. 2
- NamensschildhalterAnz. 24
- NotizbücherAnz. 24
- ArbeitsblätterAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- AufbewahrungskörbeAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- MeditationstimerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 30
- TellerAnz. 30
- SuppenschalenAnz. 24
- BestecksetsAnz. 30
- TeelöffelAnz. 30
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- WasserkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- Suppenschalen zum ServierenAnz. 4
Beleuchtung
- BatteriekerzenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 6
- EimerAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Staubsauger
- SpülbeckenAnz. 2
- AbtropfgitterAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die maximale Teilnehmerzahl fest und öffne danach das Anmeldeformular. Ernährungswünsche solltest du spätestens bei der Anmeldung erfassen, damit Suppe, Brot und Geschirr passend geplant werden können.
- Schicke die Veranstaltungs- und Teilnehmerbestätigung nicht erst am Vortag. Eine erste Bestätigung direkt nach der Anmeldung und eine abschließende Nachricht zwei bis drei Tage vorher lassen genug Zeit für Rückfragen.
- Plane für den Raum mindestens 30 bis 45 Minuten Vorbereitungszeit ein. Lüfte zuerst, stelle dann Stühle und Tische auf und lege Matten, Kissen, Decken sowie weitere Meditationsmaterialien an den vorgesehenen Platz.
- Teste Bluetooth-Lautsprecher, Meditationstimer und Musik vor Beginn einmal vollständig. Lade Audioanlage und Powerbanks am Vorabend auf und lege ein Verlängerungskabel griffbereit, statt die Technik während der Übung zu suchen.
- Richte den Empfangstisch vor dem Einlass ein und halte Teilnehmerliste, Namensschilder, Stifte und Notizbücher bereit. Wasser und Tee sollten bereits ausgeschenkt werden können; die Suppe kann während der letzten Vorbereitungen fertiggestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Achtsamkeitsworkshop organisieren?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Raum und Anmeldeformular. Eine Woche vor dem Workshop sollten Teilnehmerliste, Einkaufsliste und Materialbestand geprüft sein.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Tag des Achtsamkeitsworkshops?
- Plane mindestens 45 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Für einen neuen Raum oder zusätzliche Technik sind 60 bis 90 Minuten realistischer.
- Was muss bei einem Achtsamkeitsworkshop für die Teilnehmenden bereitliegen?
- Pro Person sollten eine Sitzmöglichkeit und je nach Ablauf eine Matte, ein Meditationskissen oder eine Decke vorhanden sein. Ergänze Arbeitsblätter, Notizbuch, Kugelschreiber sowie Wasser oder Tee; prüfe die genaue Anzahl spätestens zwei Tage vorher.
- Wann sollte man Musik und Meditationen testen?
- Teste alle Audiodateien und den Meditationstimer am Vorabend und noch einmal 30 Minuten vor Beginn. So kannst du Lautstärke, Akkus und die Verbindung zum Bluetooth-Lautsprecher rechtzeitig korrigieren.
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