Checklist voor een mindfulnessworkshop organiseren

Een mindfulnessworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen matten en meditatiekussens klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersbevestiging, en test audio en timers voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Op de dag zelf draait het om een rustige ruimte, een duidelijke ontvangst en voldoende comfort. Deze checklist helpt je de 48 taken in de juiste volgorde af te werken en de 42 benodigde spullen op tijd te verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatiebevestiging versturen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Deelnemerslijst opstellen
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Meditatiematerialen controleren
Audioapparatuur opladen
Muziek en meditaties testen
Toegankelijkheid controleren
Ruimte-indeling bepalen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte ventileren
Stoelen en tafels opstellen
2 personen
Matten en kussens klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Thee en water klaarzetten
2 personen
Soep en brood voorbereiden
2 personen
Techniek en timer testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Huisregels en programma toelichten
Ademhalingsmeditatie begeleiden
Thee en water serveren
2 personen
Bodyscan begeleiden
Mindful bewegen begeleiden
Fruit en snacks serveren
2 personen
Reflectieoefening begeleiden
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
Avondmeditatie begeleiden
Vragen en ervaringen bespreken
Afronding en afscheid begeleiden
2 personen
Deelnemers veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Matten en dekens luchten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kapstok

Comfort

Meditatiekussensaantal 20
Yogamattenaantal 20
Dekensaantal 20
Meditatiebankjesaantal 6
Oogkussentjesaantal 20
Yoga-ondersteuningskussensaantal 10

Workshopmateriaal

Flip-over
Flip-overpapier
Stiftenaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 24
Notitieboekjesaantal 24
Werkbladenaantal 24
Balpennenaantal 30
Opbergmandenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Meditatietimersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Powerbanksaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Soepkommenaantal 24
Besteksetsaantal 30
Theelepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Soepkommen voor uitserverenaantal 4

Verlichting

Batterijkaarsenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Stofzuiger
Afwasbakkenaantal 2
Afdruiprekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de workshopdag. Verwerk de deelnemerslijst enkele dagen vooraf, zodat je dieetwensen kunt verzamelen en soep, brood, servies en zitplaatsen kunt afstemmen.
Test audioapparatuur, muziek, meditaties en timers vóór je de ruimte inricht. Laad Bluetoothspeaker, meditatietimers en powerbanks volledig op en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Maak de ruimte minstens 30 minuten voor ontvangst klaar. Ventileer eerst, zet daarna stoelen en tafels neer en leg per deelnemer een mat, kussen en eventueel een deken of oogkussentje klaar.
Richt een aparte ontvangsttafel in met naamkaartjes, deelnemerslijst, werkbladen, notitieboekjes en balpennen. Zo hoef je deelnemers niet tijdens de eerste oefening te registreren of materialen uit te delen.
Controleer toegankelijkheid voordat je de ruimte-indeling definitief maakt. Houd doorgangen vrij en controleer of de entree, stoelen, tafels en sanitaire voorzieningen bruikbaar zijn voor alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mindfulnessworkshop organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de locatiebevestiging, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Plan de deelnemersbevestiging en het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de workshop.
Hoeveel meditatiekussens en yogamatten heb ik nodig?: Reken voor elke aangemelde deelnemer op 1 yogamat en 1 meditatiekussen. Leg daarnaast 2 tot 3 extra sets klaar voor beschadigde materialen, onverwachte aanmeldingen of deelnemers die extra ondersteuning nodig hebben.
Wanneer moet ik de soep en het brood voorbereiden?: Rond de boodschappenlijst uiterlijk 2 dagen vooraf af en doe de boodschappen de dag ervoor. Bereid soep en brood zo dat je vóór de ontvangst alleen nog hoeft op te warmen, te snijden en de kommen, borden en bestek klaar te zetten.
Hoe vroeg moet ik aanwezig zijn voor een mindfulnessworkshop?: Kom minimaal 60 minuten vóór de ontvangst aan. Gebruik de eerste 30 minuten voor ventileren en de ruimte-indeling, en reserveer daarna tijd voor matten, kussens, ontvangsttafel, thee, water en een laatste techniek- en timertest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.