Organiser un atelier de pleine conscience, étape par étape

Un atelier de pleine conscience se prépare d’abord comme une séance structurée, puis comme un moment d’accueil. Commence par confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Une fois le groupe connu, fixe l’aménagement, vérifie le matériel de méditation et prépare les supports de travail. Le jour même, prévois suffisamment de temps pour aérer la salle, installer les tapis et tester l’audio avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer la confirmation du lieu
2
Envoyer les invitations
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer la confirmation aux participants
7
Établir la liste des participants
8
Finaliser la liste de courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Préparer les badges nominatifs
12
Vérifier le matériel de méditation
13
Charger le matériel audio
14
Tester la musique et les méditations
15
Vérifier l’accessibilité
16
Déterminer l’aménagement de l’espace
17
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
18
Aérer la salle
19
Installer les chaises et les tables
2 personnes
20
Préparer les tapis et les coussins
2 personnes
21
Aménager la table d'accueil
22
Préparer le thé et l’eau
2 personnes
23
Préparer la soupe et le pain
2 personnes
24
Tester la technique et le minuteur

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Présenter le règlement intérieur et le programme
27
Encadrer une méditation sur la respiration
28
Servir le thé et l'eau
2 personnes
29
Animer le scan corporel
30
Animer les mouvements en pleine conscience
31
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
32
Animer un exercice de réflexion
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
36
Animer la méditation du soir
37
Discuter des questions et des expériences
38
Coordonner la clôture et les au revoir
2 personnes
39
Raccompagner les participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

40
Réfrigérer les restes
2 personnes
41
Collecter et trier les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Ranger la salle
3 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Aérer les tapis et les couvertures
2 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Envoyer le message aux participants
48
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 24
Tablesqté 4
Table d’accueil
Porte-manteau

Confort

Coussins de méditationqté 20
Tapis de yogaqté 20
Couverturesqté 20
Bancs de méditationqté 6
Coussinets pour les yeuxqté 20
Coussins de soutien de yogaqté 10

Matériel d'atelier

Paperboard
Papier pour chevalet
Marqueursqté 2
Porte-nomsqté 24
Carnetsqté 24
Feuilles de travailqté 24
Stylos à billeqté 30
Paniers de rangementqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Minuteurs de méditationqté 2
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettesqté 30
Bol à soupeqté 24
Couvertsqté 30
Cuillères à caféqté 30
Louchesqté 4

Cuisine

Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Bols à soupe pour le serviceqté 4

Éclairage

Bougies à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons microfibresqté 6
Seauxqté 2
Balai et pelle
Aspirateur
Bacs à vaisselleqté 2
Égouttoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant l’atelier et demande dès ce formulaire les allergies, régimes alimentaires et éventuels besoins d’accessibilité.
Après la clôture des inscriptions, établis une liste définitive et envoie la confirmation aux participants au plus tard 5 jours avant la séance, avec l’horaire et les consignes pratiques.
Prépare un espace de méditation pour chaque personne inscrite : tapis, coussin et couverture doivent être installés avant l’accueil, avec quelques coussins de soutien en réserve.
Teste l’enceinte Bluetooth, les méditations et les minuteurs au moins 30 minutes avant le début. Charge aussi les batteries externes et place les rallonges de façon à éviter les passages dangereux.
Ne laisse pas le repas au dernier moment : fais les courses après avoir finalisé les inscriptions et prépare la soupe, le pain, le thé et l’eau avant l’arrivée du groupe, avec une vaisselle adaptée au nombre de participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de pleine conscience ?: Prévois environ 3 semaines pour confirmer le lieu, inviter les participants et ouvrir les inscriptions. Garde ensuite 5 à 7 jours pour traiter les réponses, finaliser les achats et envoyer les confirmations.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de pleine conscience ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’atelier afin d’avoir le temps de préparer les badges, les feuilles de travail et les repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 60 minutes avant l’accueil. Ce délai permet d’aérer la salle, placer les chaises et les tapis, aménager la table d’accueil, préparer l’eau et tester le minuteur ainsi que la musique.
Que faut-il vérifier le jour d’un atelier de pleine conscience ?: Vérifie quatre points avant l’arrivée : l’accessibilité, la disposition de l’espace, le matériel de méditation et la technique audio. Fais ce contrôle 30 minutes avant le début et garde quelques places ou coussins de réserve.

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