Checklist voor een mindfulnessworkshop organiseren

Een mindfulnessworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen matjes neerleggen. Je regelt vooraf de locatie, het programma, de deelnemerslimiet en de informatie die mensen nodig hebben om rustig binnen te komen. Op de dag zelf draait veel om een comfortabele ruimte, goed geteste techniek en een duidelijke overgang tussen oefeningen, stiltewandeling en theepauze. Deze checklist helpt je de 40 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat materialen, dieetwensen of praktische deelnemersinformatie te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en oefeningen uitwerken
Deelnemerslimiet bepalen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Reserveringen maken
Benodigdheden inventariseren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Meditatieplekken inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Techniek en muziek testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Ademhalingsoefening begeleiden
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
Theepauze verzorgen
2 personen
Bodyscan begeleiden
Mindful eten begeleiden
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Geleide meditatie begeleiden
Reflectieoefening begeleiden
Vragen en afronding begeleiden
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2

Meditatie

Meditatiematjesaantal 35
Meditatiekussensaantal 35
Dekensaantal 35
Oogkussensaantal 35
Yogablokkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Kommenaantal 35
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Laptop
HDMI-adapter
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 40
Notitieboekjesaantal 35

Catering

Waterkannenaantal 5
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel meditatiematjes, kussens, dekens en oogkussens je nodig hebt en voorkom je dat de ruimte te vol wordt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld wat ze meenemen, hoe laat de ontvangst begint, wat de huisregels zijn en wanneer de stiltewandeling en theepauze plaatsvinden.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, niet pas tijdens de boodschappen. Stem de hoeveelheden hapjes, fruit, thee en servies af op het definitieve aantal deelnemers.
Richt meditatieplekken vóór de ontvangst in en test de looproute naar de stiltewandeling. Ventileer de ruimte vooraf, leg dekens en yogablokken klaar en houd stoelen beschikbaar voor deelnemers die niet op de grond zitten.
Test laptop, draagbare speaker, HDMI-adapter, verlengkabels en stekkerdozen vóór de workshop. Zet koffie en thee pas kort voor de start klaar, zodat water en warme dranken beschikbaar zijn zonder dat de ontvangst rommelig wordt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers kan ik toelaten bij een mindfulnessworkshop?: Bepaal de limiet op basis van de beschikbare vloer- en zitruimte, niet alleen op basis van het aantal stoelen. Reserveer per deelnemer een meditatieplek en houd daarnaast ruimte vrij voor lopen, ontvangst en begeleiding; controleer dit uiterlijk vóór het aanmelden begint.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een mindfulnessworkshop versturen?: Stuur de praktische informatie enkele dagen vóór de workshop, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Geef in elk geval de starttijd, route, kledingadvies, voorbereiding, huisregels en informatie over de stiltewandeling en theepauze door.
Hoeveel meditatiematten en kussens heb ik nodig?: Reken minimaal één meditatiematje en één meditatiekussen per deelnemer. Leg daarnaast enkele extra dekens, oogkussens en yogablokken klaar, zodat je niet tijdens de ademhalingsoefening of meditatie hoeft te improviseren.
Wanneer moet ik de techniek voor de mindfulnessworkshop testen?: Test laptop, speaker, HDMI-adapter, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren, bij voorkeur tijdens de opbouw. Controleer ook het geluidsniveau en de muziek op de plek waar deelnemers zitten; zo kun je problemen nog oplossen voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.