Zo organiseer je een mindfulnessworkshop
Begin met de datum, locatie en maximale groepsgrootte. Werk daarna het programma uit, inclusief ademhalingsoefening, stiltewandeling en theepauze, zodat je weet hoeveel tijd en ruimte elke onderdeel vraagt. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en stuur deelnemers vooraf praktische informatie. Op de dag zelf draait veel om rust: richt meditatieplekken op tijd in, test de speaker en laptop en zet koffie, thee, fruit en hapjes klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Programma en oefeningen uitwerken
- 3
Deelnemerslimiet bepalen
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemersinformatie versturen
- 9
Reserveringen maken
- 10
Benodigdheden inventariseren
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Materialen controleren
2 personen
- 14
Ruimte ventileren
- 15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 16
Meditatieplekken inrichten
3 personen
- 17
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 19
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
- 20
Techniek en muziek testen
2 personen
Event
- 21
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 22
Programma en huisregels toelichten
- 23
Ademhalingsoefening begeleiden
- 24
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
- 25
Theepauze verzorgen
2 personen
- 26
Bodyscan begeleiden
- 27
Mindful eten begeleiden
- 28
Avondmaaltijd serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
- 30
Geleide meditatie begeleiden
- 31
Reflectieoefening begeleiden
- 32
Vragen en afronding begeleiden
- 33
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 34
Afval verzamelen
2 personen
- 35
Servies afwassen
2 personen
- 36
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 38
Materialen inpakken
2 personen
- 39
Geleende spullen retourneren
- 40
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 35
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Kledingrekkenaantal 2
Meditatie
- Meditatiematjesaantal 35
- Meditatiekussensaantal 35
- Dekensaantal 35
- Oogkussensaantal 35
- Yogablokkenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Theeglazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Kommenaantal 35
- Besteksetsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Laptop
- HDMI-adapter
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 35
- Pennenaantal 40
- Notitieboekjesaantal 35
Catering
- Waterkannenaantal 5
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Bepaal de deelnemerslimiet voordat je het aanmeldformulier maakt. Zo weet je vooraf hoeveel meditatiematjes, kussens, dekens en oogkussens je nodig hebt en voorkom je dat de ruimte te vol wordt.
- Plan minstens 30 minuten vóór de ontvangst voor ventileren en opstellen. Zet stoelen en tafels klaar, maak per deelnemer een meditatieplek en houd een vrije looproute naar de stiltewandeling.
- Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, kledingadvies, duur, route, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer ze dieetwensen moeten doorgeven.
- Test laptop, draagbare speaker, HDMI-adapter, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Start muziek of een oefening niet voor het eerst tijdens de workshop; een ontbrekende adapter of lege accu zorgt direct voor onrust.
- Bereid de theepauze vooraf voor in plaats van tijdens de oefening. Zet waterkokers, thermoskannen, bekers, theeglazen, borden, kommen, bestek, fruit en hapjes klaar en reken voldoende tijd voor een rustige overgang.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel deelnemers passen in een mindfulnessworkshop?
- Bepaal de limiet op basis van de beschikbare vloeroppervlakte en één meditatieplek per deelnemer. Houd daarnaast ruimte over voor de begeleider en een vrije looproute; controleer dit minimaal 1 week vooraf met matjes, kussens en stoelen op de vloer.
- Hoe lang van tevoren stuur je informatie voor een mindfulnessworkshop?
- Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vóór de workshop. Vraag dieetwensen en eventuele bijzonderheden al bij de aanmelding uit, zodat je boodschappen en de theepauze op tijd kunt aanpassen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een mindfulnessworkshop klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 30 minuten voor ventileren, meubels plaatsen, meditatieplekken inrichten en de ontvangsttafel klaarzetten. Plan nog 15 minuten extra als je laptop, speaker of muziek gebruikt en de techniek ter plekke moet aansluiten.
- Wat doe je tijdens een mindfulnessworkshop met de theepauze?
- Plan de theepauze als vast onderdeel tussen twee oefeningen en trek er ongeveer 15 tot 20 minuten voor uit. Zet koffie en thee vooraf klaar in thermoskannen en leg fruit en hapjes klaar, zodat je tijdens de pauze niet hoeft te snijden of zoeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!