Checklist voor een milieuworkshop organiseren

Een milieuworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen werkbladen en een presentatie. Je regelt eerst de locatie, het programma en de begeleiding, daarna de aanmeldingen, materialen en afvalverwerking. In de laatste week controleer je deelnemers, dieetwensen, techniek en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, ingerichte workshophoeken en werkende apparatuur. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je minder snel kabels, koeling of een plek voor afvalscheiding vergeet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Afvalverwerker contacteren
Vergunningen controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Inschrijvingen bevestigen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Bederfelijke producten koelen
Deelnemers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Workshophoeken inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Workshop uitleggen
2 personen
Afvalstromen demonstreren
2 personen
Duurzaamheidsquiz begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Herbruikbare oplossingen maken
3 personen
Groepsopdrachten begeleiden
4 personen
Resultaten presenteren
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet en maaltijden serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Actieplannen invullen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

Afval gescheiden verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Werkruimte schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalscheidingstafelsaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3
Bordenrekkenaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-overbordenaantal 4
Flip-overpapieraantal 8
Markeerstiftenaantal 24
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Werkbladenaantal 40
Duurzaamheidskaartenaantal 8
Herbruikbare werkhandschoenenaantal 40
Sorteerbakkenaantal 6
Knutselmessenaantal 8
Scharenaantal 12
Linialenaantal 8
Touwaantal 2
Herbruikbare materialenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 45
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Neem uiterlijk een week voor de workshop contact op met de afvalverwerker en controleer welke afvalstromen en inzamelmiddelen nodig zijn. Richt daarna de afvalscheidingstafels zichtbaar in, niet pas tijdens de ontvangst.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en draagbare speaker minstens één dag vooraf samen. Leg bovendien verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; zonder die laatste twee loopt de techniek vaak vast.
Maak per workshophoek een aparte set met flip-overpapier, markeerstiften, balpennen, notitieblokken en werkbladen. Tel het materiaal op basis van het definitieve aantal deelnemers en leg reservepennen klaar.
Koel bederfelijke producten en dranken op tijd en zet waterkannen en thermoskannen pas klaar nadat de tafels zijn opgesteld. Herbruikbare bekers, borden en bestek horen bij de ontvangst- of koffietafel, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Plan op de workshopdag minimaal 30 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen en het aansluiten van de techniek. Laat de ontvangsttafel daarna door één persoon bemannen terwijl een tweede persoon deelnemers registreert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een milieuworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de workshopbegeleiders. Open daarna de aanmeldingen en plan de controle van materialen, techniek en afvalverwerking in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik deelnemers aan een milieuworkshop herinneren?: Stuur een eerste herinnering ongeveer 7 dagen vooraf en controleer daarna de definitieve deelnemerslijst. Vermeld in die laatste boodschap de aanvangstijd, locatie, eventuele dieetwensen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een milieuworkshop klaar te zetten?: Reserveer minimaal 30 minuten voor het openen van de locatie en nog 30 tot 45 minuten voor tafels, stoelen, workshophoeken, registratie en techniek. Kom dus ongeveer 60 tot 75 minuten voor de start aan.
Wanneer controleer ik de materialen voor een milieuworkshop?: Controleer werkbladen, flip-overmateriaal, servies, kabels en apparatuur 2 tot 3 dagen vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte telling van de deelnemersmaterialen en test de presentatie opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.