Umweltworkshop organisieren: die komplette Checkliste
Ein Umweltworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Arbeitsblätter und einen Beamer. Du musst Raum, Programm und Anmeldungen früh festlegen und außerdem Technik, Workshopbereiche, Verpflegung und Abfalltrennung koordinieren. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein: Materialien, Präsentation, Einkauf und Teilnehmerliste müssen dann vollständig sein. Am Veranstaltungstag bleiben Registrierung, Aufbau und gekühlte Getränke als konkrete Aufgaben übrig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Programm festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Abfallentsorger kontaktieren
Genehmigungen prüfen
Teilnehmerliste aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
Präsentation prüfen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Verderbliche Produkte kühlen
Teilnehmer erinnern
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Workshopbereiche einrichten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Workshop erklären
2 Personen
Abfallströme demonstrieren
2 Personen
Nachhaltigkeitsquiz moderieren
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Wiederverwendbare Lösungen entwickeln
3 Personen
Gruppenaufgaben betreuen
4 Personen
Ergebnisse präsentieren
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet und Mahlzeiten servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Aktionspläne ausfüllen
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Nachbereitung
Abfall getrennt sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Arbeitsbereich reinigen
3 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- Registrierungstisch
- AbfalltrennungstischeAnz. 3
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- TellerständerAnz. 2
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-PapierAnz. 8
- MarkerAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 40
- ArbeitsblätterAnz. 40
- NachhaltigkeitskartenAnz. 8
- Wiederverwendbare ArbeitshandschuheAnz. 40
- SortierboxenAnz. 6
- BastelmesserAnz. 8
- ScherenAnz. 12
- LinealeAnz. 8
- SeilAnz. 2
- Wiederverwendbare MaterialienAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 45
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und prüfe dabei Platz für Tische, Stühle, Workshopbereiche und einen separaten Registrierungstisch. So vermeidest du, am Veranstaltungstag Möbel umstellen zu müssen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Workshopleitung feststehen. Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens nach Ablauf der Anmeldefrist.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam mit der Präsentation. Ein tragbarer Lautsprecher und ein Mikrofon sind besonders in größeren Räumen schnell vergessen.
- Lege Arbeitsblätter, Flipchart-Papier, Marker, Kugelschreiber und Notizblöcke nach Workshopbereich bereit. Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einem Schreibgerät und einem vollständigen Arbeitsblattsatz.
- Plane die Abfalltrennung zusammen mit dem Abfallentsorger und stelle dafür eigene Tische auf. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt werden; Wasserkannen, Thermoskannen und wiederverwendbares Geschirr gehören ebenfalls in die Schlusskontrolle.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Umweltworkshop organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Festlegung des Programms. Einladungen und Anmeldungen können danach rechtzeitig geöffnet werden.
- Wann sollte ich die Teilnehmer an einen Umweltworkshop erinnern?
- Schicke die Erinnerung etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei nochmals Ankunftszeit, Veranstaltungsort und besondere Ernährungswünsche.
- Was muss ich am Tag vor dem Umweltworkshop prüfen?
- Kontrolliere Präsentation, Technik, Materialien, Einkaufsliste und Teilnehmerliste am Vortag. Verderbliche Produkte sollten danach gekühlt und Arbeitsblätter sowie Workshopmaterialien vollständig bereitgelegt werden.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Umweltworkshops?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Workshopbereiche, Registrierungstisch und Technik ein. Öffne den Raum früh genug, damit vor der Registrierung noch ein Funktionstest möglich ist.
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