Milieutop organiseren: checklist en planning

Een Milieutop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de locatie, en werk daarna toe naar bevestigingen, materialen en een getest draaiboek. Deze checklist bevat 82 taken en 73 spullen, zodat je ook de onderdelen ziet die vaak pas op de laatste dag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Routebeschrijving versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Catering reserveren
2 personen
Locatie reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Welkomsttekst voorbereiden
Discussievragen voorbereiden
2 personen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Actieformulieren afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Afvalplan voorbereiden
2 personen
Energieplan voorbereiden
EHBO-materialen controleren
Boodschappen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Milieutop openen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties afspelen
Tijdschema bewaken
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Actiepunten laten invullen
2 personen
Slotwoord verzorgen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval gescheiden verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Dankberichten versturen
Presentaties nasturen
Actiepunten documenteren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 140
Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 160
Herbruikbare soepkommenaantal 140
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Milieubannersaantal 6
Plantjesaantal 12
Herbruikbare vlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 140
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 4

Registratie

Naambadgesaantal 140
Badgeclipsaantal 140
Pennenaantal 30
Registratiemappenaantal 6
Polsbandjesaantal 140

Presentatie

Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 12
Stiftenaantal 48
Post-itsaantal 20
Stemstickersaantal 600
Actiekaartenaantal 300
Klembordenaantal 30
Programmafoldersaantal 140
Pennenbakjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kratten voor glasaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst definitief vast en nodig daarna de sprekers uit. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je ze op laptops, beamer en projectiescherm kunt testen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de Milieutop en geef het definitieve aantal deelnemers door aan de catering.
Maak naast een deelnemerslijst ook een aparte sprekerslijst met aankomsttijd, onderwerp en techniekbehoefte. Stuur de routebeschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief informatie over de ingang en registratie.
Test alle presentaties met de echte HDMI-kabels, adapters, microfoons en luidsprekers. Plan hiervoor minimaal 60 minuten op locatie; een presentatie die op kantoor werkt, kan ter plekke alsnog niet openen of goed worden weergegeven.
Druk het draaiboek, de naambadges, bewegwijzering en actieformulieren uiterlijk 1 dag vooraf af. Leg bij de registratietafel reservepennen, extra badges en een actuele deelnemerslijst klaar; die worden vaak vergeten wanneer wijzigingen laat binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Milieutop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de eerste sprekers. Reserveer techniek en catering bij voorkeur 8 weken vooraf, omdat beschikbaarheid daar snel beperkt kan zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Milieutop versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdonderwerpen vaststaan. Stuur een praktische herinnering met routebeschrijving en programma 3 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de techniek van een Milieutop?: Reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige test op locatie en 30 minuten op de ochtend zelf voor een laatste controle. Test niet alleen de beamer, maar ook HDMI-adapters, microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlengkabels.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering doorgeven?: Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 5 dagen voor de Milieutop. Geef de catering daarna het definitieve aantal deelnemers en de afzonderlijke dieetwensen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.