Zo organiseer je een milieuavond

Begin met het programma en de datum, en leg daarna de locatie en medewerking vast. Voor een milieuavond met sprekers en workshops moeten techniek, materialen en catering op elkaar aansluiten. Open de aanmeldingen zodra het programma online staat, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd kent. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, boodschappen, materiaaltransport en een technische test. Op de dag zelf voorkomt een kort draaiboek dat ontvangst, presentaties en workshops door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Sprekers benaderen
2 personen
5
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
6
Programma online publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Promotieposters verspreiden
3 personen
10
Sociale media inplannen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Techniek reserveren
14
Catering bestellen
2 personen
15
Afvalstromen bepalen
2 personen
16
Workshopmaterialen selecteren
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Draaiboek afdrukken
19
Aanmeldingen bevestigen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Informatietafels inrichten
3 personen
29
Afvalstations plaatsen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Presentaties klaarzetten
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Buffet klaarzetten
3 personen
35
Geluidsniveau controleren
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Ontvangst bezoekers
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Programma toelichten
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
43
Buffet openen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Workshops begeleiden
6 personen
47
Afvalstromen controleren
2 personen
48
Informatiemateriaal aanvullen
49
Panelgesprek begeleiden
2 personen
50
Publieksvragen beantwoorden
3 personen
51
Afsluiting verzorgen
52
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

53
Eten en drinken opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval sorteren
3 personen
56
Meubilair afbreken
4 personen
57
Techniek inpakken
2 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Overgebleven eten verdelen
2 personen
62
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Theeglazenaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerkannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Presentatieklikker
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Workshopmateriaal

Werktafelsaantal 4
Werkmattenaantal 12
Tuinhandschoenenaantal 20
Herbruikbare pottenaantal 30
Zaadbakjesaantal 30
Plantlabelsaantal 40
Touwaantal 4
Scharenaantal 12
Kwastenaantal 20
Mengkommenaantal 8
Maatlepelsaantal 8
Kweekgrondaantal 6
Biologisch zaadaantal 12
Houten naamkaartjesaantal 80

Decoratie

Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Herbruikbare vlaggenlijnaantal 4
Dienbladenaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennensetsaantal 20
Klembordenaantal 6
Aanwezigheidslijstenaantal 6
Programmafoldersaantal 80
Informatiefoldersaantal 150
Stickersaantal 200
Donatiebox

Afval

Afvalbakkenaantal 6
Kartonbakkenaantal 3
Compostbak
Afvalgrijpersaantal 4
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Markeertapeaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de blokken van het programma vast: noteer per spreker of workshop de begintijd, duur en benodigde techniek. Reserveer daarna pas de ruimte, omdat je voor presentaties een laptop, beamer, projectiescherm en microfoons nodig kunt hebben.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en stuur aanmeldingen uiterlijk een week voor de avond een bevestiging met aanvangstijd en praktische informatie.
Test de techniek niet pas bij binnenkomst. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons minstens één dag vooraf aan en controleer ook of alle presentaties openen.
Bepaal vooraf hoe je afvalstromen tijdens de avond scheidt en wijs iemand aan die dit controleert. Zet herbruikbare borden, kommen en bekers klaar op een vaste plek, zodat er niet halverwege wegwerpservies wordt bijgehaald.
Plan de laatste boodschappen en voorbereidingen op tijd: koel dranken enkele uren vooraf, bereid hapjes vóór de locatie opent en leg workshopmaterialen per onderdeel apart. Houd voor het openen van de locatie minstens 60 minuten in de planning voor opbouw en een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een milieuavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Benader sprekers en workshopbegeleiders direct daarna, zodat je het programma uiterlijk 4 weken voor de avond kunt publiceren.
Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een milieuavond?: Stuur de eerste uitnodiging zodra locatie en programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur 7 dagen voor de avond een bevestiging met het programma, de route en eventuele informatie over dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een milieuavond?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, statafels, catering en workshopmaterialen. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige techniekcheck als er presentaties, luidsprekers of microfoons worden gebruikt.
Wanneer moet ik catering en dranken bestellen voor een milieuavond?: Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Koop of haal dranken en verse hapjes bij voorkeur op de dag zelf; koel de dranken minstens 2 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.