Milieuavond organiseren: een complete checklist

Een milieuavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar sprekers. Je regelt tegelijk de locatie, aanmeldingen, workshops, techniek, catering en de afvalstromen. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar publicatie en bevestigingen. In de laatste week draait het vooral om aantallen, dieetwensen, materialen en een technische test. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat presentaties, herbruikbaar servies of workshopmaterialen pas op de avond zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Sprekers benaderen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Sociale media inplannen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Catering bestellen
2 personen
Afvalstromen bepalen
2 personen
Workshopmaterialen selecteren
2 personen
Presentaties verzamelen
Draaiboek afdrukken
Aanmeldingen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Afvalstations plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangst bezoekers
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Informatiemateriaal aanvullen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
3 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Theeglazenaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerkannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Presentatieklikker
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Workshopmateriaal

Werktafelsaantal 4
Werkmattenaantal 12
Tuinhandschoenenaantal 20
Herbruikbare pottenaantal 30
Zaadbakjesaantal 30
Plantlabelsaantal 40
Touwaantal 4
Scharenaantal 12
Kwastenaantal 20
Mengkommenaantal 8
Maatlepelsaantal 8
Kweekgrondaantal 6
Biologisch zaadaantal 12
Houten naamkaartjesaantal 80

Decoratie

Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Herbruikbare vlaggenlijnaantal 4
Dienbladenaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennensetsaantal 20
Klembordenaantal 6
Aanwezigheidslijstenaantal 6
Programmafoldersaantal 80
Informatiefoldersaantal 150
Stickersaantal 200
Donatiebox

Afval

Afvalbakkenaantal 6
Kartonbakkenaantal 3
Compostbak
Afvalgrijpersaantal 4
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Markeertapeaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg sprekers en workshopbegeleiders vast voordat je het programma online publiceert. Vraag presentaties uiterlijk enkele dagen vooraf op, zodat je laptop, beamer en projectiescherm niet voor verrassingen zorgen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Verzamel meteen dieetwensen en bevestig aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de milieuavond, zodat de catering op aantallen kan worden besteld.
Bepaal vooraf hoe je afvalstromen op de locatie scheidt en wijs per stroom een inzamelpunt aan. Zet deze informatie ook in het draaiboek, zodat vrijwilligers en deelnemers niet op de avond zelf hoeven te zoeken.
Test techniek vóór de opening: sluit laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons aan en controleer elke presentatie. Plan hiervoor minimaal 30 minuten op locatie, niet alleen een korte controle bij binnenkomst.
Tel servies, meubilair en keukenmateriaal op basis van het maximale aantal deelnemers. Controleer naast borden en bekers ook koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, serveerschalen en tangen; juist die kleinere onderdelen ontbreken vaak bij het klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een milieuavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, sprekers en workshopbegeleiders. Open daarna het aanmeldformulier en plan promotie zodra het programma voldoende vaststaat.
Wanneer moet ik de catering voor een milieuavond bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de avond. Gebruik het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen, en houd rekening met hapjes, koffie, thee en water.
Wanneer moet ik de techniek voor een milieuavond testen?: Test alle techniek op de locatie uiterlijk op de dag zelf, minimaal 30 minuten vóór de eerste ontvangst. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, microfoons en alle aangeleverde presentaties afzonderlijk.
Hoeveel herbruikbaar servies heb ik nodig voor een milieuavond?: Reken per deelnemer minstens één bord, één kom, één beker en passend bestek, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor koffie en thee heb je daarnaast per persoon een kopje of glas nodig; plan extra servies als er meerdere eetmomenten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.