Organiser une soirée sur l’environnement, étape par étape
Une soirée sur l’environnement demande surtout une bonne coordination entre le programme, les intervenants et les ateliers. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les autorisations avant de communiquer. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et confirmez la technique. Les derniers jours servent à préparer le matériel, les supports, les boissons et le parcours des déchets, afin que l’équipe puisse ouvrir le lieu sans improviser.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Contacter les intervenants
2 personnes
- 5
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
- 6
Publier le programme en ligne
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 9
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
- 10
Planifier les réseaux sociaux
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Réserver la technique
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Définir les flux de déchets
2 personnes
- 16
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
- 17
Rassembler les présentations
- 18
Imprimer le déroulé
- 19
Confirmer les inscriptions
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Récupérer le matériel
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Tester la technique
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Installer les tables
3 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Installer les tables d’information
3 personnes
- 29
Installer les stations de déchets
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Préparer les présentations
2 personnes
- 32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 33
Mettre en place le point café
2 personnes
- 34
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 35
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
- 36
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 37
Accueil des visiteurs
4 personnes
- 38
Enregistrer la présence
2 personnes
- 39
Présenter le programme
- 40
Servir le café et le thé
3 personnes
- 41
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
- 42
Recueillir les questions de la salle
- 43
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 47
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
- 48
Ravitaillement en matériel d’information
- 49
Animer le débat
2 personnes
- 50
Répondre aux questions du public
3 personnes
- 51
Assurer la clôture
- 52
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 53
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Trier les déchets
3 personnes
- 56
Démonter le mobilier
4 personnes
- 57
Ranger le matériel technique
2 personnes
- 58
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 61
Distribuer les restes
2 personnes
- 62
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 63
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables hautesqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 70
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Verres à théqté 70
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 3
- Glacièresqté 4
- Carafes de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 4
- Cliqueur de présentation
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
Matériel d'atelier
- Tables de travailqté 4
- Tapis de travailqté 12
- Gants de jardinageqté 20
- Pots réutilisablesqté 30
- Barquettes de grainesqté 30
- Étiquettes pour plantesqté 40
- Cordeqté 4
- Ciseauxqté 12
- Pinceauxqté 20
- Saladiersqté 8
- Cuillères doseusesqté 8
- Terreauqté 6
- Semences biologiquesqté 12
- Étiquettes nominatives en boisqté 80
Décoration
- Plantesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Guirlande de fanions réutilisableqté 4
- Plateauxqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Sets de stylosqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Listes de présenceqté 6
- Brochures du programmeqté 80
- Brochures d’informationqté 150
- Autocollantsqté 200
- Boîte de dons
Déchets
- Poubellesqté 6
- Bacs en cartonqté 3
- Bac à compost
- Pinces à déchetsqté 4
- Caissesqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Sécurité
- Passe-câblesqté 8
- Ruban de marquageqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le programme avant de publier les invitations : prévoyez les horaires des interventions, des ateliers et des pauses, puis gardez une marge d’au moins 15 minutes pour les transitions.
- Lancez les inscriptions dès que le lieu et les intervenants sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire et envoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant la soirée.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les présentations sur l’ordinateur portable et dans un second emplacement.
- Préparez les ateliers séparément et identifiez chaque matériel par activité. Les animateurs doivent pouvoir récupérer leurs éléments sans chercher dans les cartons le jour même.
- Définissez le parcours des déchets avant de commander le catering : placez les contenants aux points de sortie et expliquez le tri dans le déroulé imprimé ou lors de l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée sur l’environnement ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, obtenir les autorisations et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvrez-les dès que le programme, le lieu et les principaux intervenants sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Envoyez une relance environ 10 jours avant, puis une confirmation finale 3 à 5 jours avant.
- Quand tester la technique pour une soirée sur l’environnement ?
- Faites un premier test 48 heures avant pour vérifier les fichiers et les branchements, puis un second test sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque microphone, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et l’écran.
- Que préparer la veille de la soirée ?
- Rassemblez les supports d’atelier, imprimez le déroulé, récupérez le matériel et mettez les boissons au frais. Préparez aussi les en-cas et vérifiez les besoins alimentaires afin de ne pas gérer ces détails pendant l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !