Checklist voor een goed georganiseerd midherfstfestival

Een midherfstfestival vraagt om meer dan eten en decoratie klaarzetten. Je regelt een programma, deelt de locatie logisch in en houdt rekening met donkerte, kou en wisselvallig weer. Werk van reserveringen en uitnodigingen naar bezoekersaantallen, boodschappen en de opbouw op de dag zelf. Deze checklist bevat 69 taken en 77 spullen, zodat je ook praktische details zoals lanternenwerktafels, warme dranken, verlengsnoeren en gekoelde opslag niet pas op het laatste moment ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimte indelen
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitief bezoekersaantal bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Lanternen en decoratie controleren
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumvrije activiteitenzones markeren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lanternen werktafels inrichten
3 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme gerechten bereiden
4 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Lanternen knutselen begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Thee en koffie serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Lanternen voor optocht controleren
2 personen
Lanternenoptocht begeleiden
6 personen
Verlichting tijdens optocht bewaken
2 personen
Dessertbuffet openen
2 personen
Muziek afspelen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Bezoekers vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Buffet en keuken afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbaar eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kledinghakenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 16
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Papieren lantaarnsaantal 80
Herfstbladeren decoratieaantal 12
Kunstpompoenenaantal 20
Jute tafellopersaantal 10
Herfstkleurige vlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampionnenaantal 30
Oplaadbare lampenaantal 8
Batterijenaantal 48
Zaklampenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwringenaantal 6
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Spelkaartenaantal 6

Catering

Warmhoudplatenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Koelboxen voor drankaantal 4
Theedozenaantal 4
Koffie- en theebladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Dessertschalenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Controleer daarna vergunningen en regels voordat je reserveringen bevestigt of uitnodigingen verstuurt; zo voorkom je dat je later zones of tijden moet aanpassen.
Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve bezoekersaantal en de boodschappenlijst vastlegt. Controleer die lijst opnieuw nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat eten, servies en zitplaatsen op hetzelfde aantal zijn afgestemd.
Plan de opbouw rond het daglicht. Partytenten, tafels, activiteitenzones en verlichting moeten staan voordat het donker wordt; test ook vooraf verlengsnoeren, stekkerdozen, speakers en microfoon.
Zet eten gekoeld weg en plaats dranken pas vlak voor de start in koelboxen of andere koeling. Richt buffettafels in met serveerschalen, opscheplepels en duidelijk gescheiden plekken voor eten, warme dranken en water.
Maak vrijwilligersindelingen concreet per onderdeel: ontvangst, kinderactiviteiten, lanternenwerktafels, buffet en opruimen. Controleer de weersverwachting uiterlijk op de dag ervoor en bepaal dan of partytenten, extra kledinghaken of een aangepaste indeling nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een midherfstfestival organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en het definitieve bezoekersaantal tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik het definitieve aantal bezoekers bepalen?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 7 dagen voor het festival, of volgens de sluitingsdatum op je uitnodiging. Controleer het aantal daarna nog één keer vóór de boodschappen en de opbouw.
Wanneer controleer ik het weer voor een midherfstfestival?: Bekijk de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw de dag vóór het festival. Neem dan een besluit over partytenten, de indeling van activiteitenzones en bescherming van eten en materialen.
Hoe vroeg moet de opbouw van een midherfstfestival beginnen?: Begin minimaal 3 uur vóór de ontvangst van bezoekers met de opbouw. Zet tenten, tafels, verlichting en activiteitenzones eerst klaar; richt daarna buffet, lanternenwerktafels en dranken in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.