Checklist pour organiser une fête de la mi-automne

Une fête de la mi-automne demande plus que des lanternes et un buffet. Il faut fixer le programme, confirmer les participants, prévoir les besoins alimentaires et organiser les espaces avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations à l’installation des tables, des activités et de l’éclairage. Gardez une marge pour les changements de météo et les derniers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et l’espace
2 personnes
Vérifier les permis et les règles
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Déterminer le nombre définitif de visiteurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les lanternes et la décoration
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Marquer les zones d’activités sans scène
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager les tables de travail pour les lanternes
3 personnes
Installer les activités pour enfants
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer l’atelier de fabrication de lanternes
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le thé et le café
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les lanternes pour le défilé
2 personnes
Accompagner la procession aux lanternes
6 personnes
Surveiller l’éclairage pendant le défilé
2 personnes
Ouvrir le buffet de desserts
2 personnes
Passer de la musique
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les denrées non périssables restantes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Crochets à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 16
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Petits bolsqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Pains de glaceqté 24

Décoration

Lanternes en papierqté 80
Décoration de feuilles d’automneqté 12
Faux potironsqté 20
Chemins de table en juteqté 10
Guirlandes aux couleurs d’automneqté 6
Nappesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampions LEDqté 30
Lampes rechargeablesqté 8
Pilesqté 48
Lampes de pocheqté 8
Passe-câblesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Anneaux en cordeqté 6
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cartes de jeuqté 6

Catering

Plaques chauffantesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Glacières pour boissonsqté 4
Boîtes de théqté 4
Feuilles café et théqté 8
Corbeilles à painqté 8
Coupe à dessertqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixez la date, le programme et les zones du lieu au moins 4 semaines à l’avance. Prévoyez séparément l’espace du buffet, les tables de fabrication des lanternes et les activités pour enfants.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la fête et clôturez les inscriptions 7 jours avant. Vous aurez ainsi le nombre définitif de visiteurs pour les courses, les assiettes et les verres.
Répartissez les bénévoles au plus tard 5 jours avant l’événement. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, le buffet, les activités, l’installation et le rangement.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Si la fête se déroule dehors, montez les tentes de réception et protégez les aliments avant l’arrivée des invités.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et gardez les aliments sensibles dans des glacières ou des bacs adaptés. Testez aussi les rallonges, multiprises, enceintes et éclairages avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de la mi-automne ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant afin de confirmer les repas, le matériel et le nombre de bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?: Prévoyez au moins 3 heures d’installation pour les tables, les chaises, les tentes, l’éclairage, la décoration et les activités. Ajoutez 30 minutes pour tester les appareils électriques et le son.
Quand faire les courses pour la fête de la mi-automne ?: Faites les courses principales 1 à 2 jours avant, après avoir confirmé le nombre de visiteurs. Achetez les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant, puis conservez-les au frais.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafe et gardez une réserve au frais pour les arrivées tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.