Checklist para organizar el Festival de Medio Otoño
Organizar el Festival de Medio Otoño requiere coordinar invitados, actividades con farolillos, comida, bebidas y montaje del espacio. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y comprobar permisos hasta preparar las mesas y recibir al público. El número final de visitantes afecta a las compras, las inscripciones, la vajilla y la distribución de voluntarios. También encontrarás los puntos que suelen dejarse para el último momento, como el tiempo, la iluminación, el frío de las bebidas y los cables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Organizar el lugar y el espacio
2 personas
Comprobar permisos y normas
Hacer reservas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar el número final de visitantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar faroles y decoración
2 personas
Guardar los alimentos en frío
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Delimitar las zonas sin escenario
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las mesas de trabajo de farolillos
3 personas
Preparar las actividades para niños
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar platos calientes
4 personas
Colocar etiquetas de alérgenos
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Dar una breve instrucción a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Coordinar la manualidad de farolillos
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir té y café
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Comprobar los farolillos para la procesión
2 personas
Coordinar la procesión de farolillos
6 personas
Vigilar la iluminación durante el desfile
2 personas
Abrir el buffet de postres
2 personas
Poner música
Reponer café y té
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Retirar la vajilla del bufé y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Barrer y limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida no perecedera sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Perchascant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 100
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 16
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Cuencoscant. 20
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Soportes para altavocescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
- Guantes de hornocant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 20
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Faroles de papelcant. 80
- Decoración de hojas otoñalescant. 12
- Calabazas artificialescant. 20
- Manteles de yutecant. 10
- Guirnaldas de colores otoñalescant. 6
- Mantelescant. 10
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 12
- Farolillos LEDcant. 30
- Lámparas recargablescant. 8
- Bateríascant. 48
- Linternascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
Material deportivo
- Conoscant. 20
- Aros de cuerdacant. 6
- Aroscant. 8
- Pelotas blandascant. 12
- Cartas de juegocant. 6
Catering
- Planchas para mantener calientecant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cubiterascant. 6
- Neveras para bebidascant. 4
- Cajas de técant. 4
- Bandejas de café y técant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Cuencos de postrecant. 8
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recoger inscripciones y preferencias dietéticas, y usa el número final de visitantes para ajustar compras, mesas y sillas.
- Comprueba con tiempo los permisos, las normas del lugar y las reservas necesarias. Haz una revisión final 7 días antes, especialmente si vas a instalar carpas, iluminación, altavoces o mesas de trabajo para farolillos.
- Planifica el montaje por zonas: entrada, buffet, actividades infantiles, mesas de trabajo, bebidas y áreas sin escenario. Monta las carpas, mesas y sillas antes de colgar la decoración y deja libres los recorridos y las salidas.
- No dejes la cadena de frío para el final. Guarda los alimentos en frío cuando lleguen, enfría las bebidas con antelación y prepara neveras portátiles, termos y bandejas para mantener caliente la comida.
- Asigna responsables concretos para cada tarea y confirma sus turnos antes del día del festival. Incluye a una persona para el pronóstico del tiempo, otra para el sonido y otra para comprobar cables alargadores, regletas, micrófono y altavoces.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar el Festival de Medio Otoño?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, revisar permisos y preparar el programa. Envía las invitaciones con unas 2 semanas de margen y confirma el número final de visitantes 3 o 4 días antes.
- ¿Cuándo hay que comprar la comida y las bebidas?
- Haz la lista de compra cuando cierres las inscripciones y realiza la compra principal 1 o 2 días antes. Los alimentos que necesiten frío deben guardarse en neveras o frigoríficos al recibirlos, y las bebidas deben enfriarse varias horas antes del inicio.
- ¿Cuándo se montan los farolillos y la decoración?
- Prepara las mesas de trabajo para farolillos antes de que lleguen los participantes y monta la decoración el mismo día, después de instalar carpas, mesas e iluminación. Comprueba los faroles y las conexiones al menos 2 horas antes de abrir el espacio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para el Festival de Medio Otoño?
- El número depende de los visitantes y de cuántas actividades haya, pero asigna como mínimo una persona responsable de cada zona: entrada, buffet, bebidas, farolillos, actividades infantiles y sonido. Confirma los turnos 3 días antes para cubrir descansos y cambios de tarea.
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