Mittherbstfest organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Mittherbstfest braucht mehr Vorbereitung als nur Laternen und ein Buffet. Du planst Raumaufteilung, Genehmigungen, Einladungen, Helfer, Kinderaktivitäten und die Versorgung in einer festen Reihenfolge. Besonders am Veranstaltungstag werden gekühlte Lebensmittel, Stromanschlüsse, Beleuchtung und zusätzliche Sitzplätze leicht vergessen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufbau von Zelten, Tischen, Laternenstationen und Getränken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Raum aufteilen
2 Personen
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
Reservierungen vornehmen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherzahl festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Laternen und Dekoration prüfen
2 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Aktivitätszonen ohne Bühne markieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Arbeitstische für die Laternen einrichten
3 Personen
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Warme Gerichte zubereiten
4 Personen
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Freiwillige kurz einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm vorstellen
Basteln von Laternen begleiten
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Tee und Kaffee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Laternen für den Umzug prüfen
2 Personen
Laternenumzug betreuen
6 Personen
Beleuchtung während des Umzugs überwachen
2 Personen
Dessertbuffet eröffnen
2 Personen
Musik abspielen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Besucher beim Verlassen begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
Buffet und Küche abräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location fegen und reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- KleiderhakenAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
- Wiederverwendbare GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- LautsprecherständerAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- PapierlaternenAnz. 80
- Herbstlaub-DekorationAnz. 12
- KunstkürbisseAnz. 20
- Jute-TischläuferAnz. 10
- Herbstfarbene WimpelAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 8
- KreidestifteAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-LampionenAnz. 30
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- BatterienAnz. 48
- TaschenlampenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 8
Sportmaterial
- KegelAnz. 20
- SeilringeAnz. 6
- ReifenAnz. 8
- SoftbälleAnz. 12
- SpielkartenAnz. 6
Catering
- WarmhalteplattenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- GetränkekühlboxenAnz. 4
- TeedosenAnz. 4
- Kaffee- und TeetablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 8
- DessertschalenAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Tipps
- Lege Datum, Programm und Raumaufteilung früh fest. Plane getrennte Bereiche für Buffet, Laternenbasteln, Kinderaktivitäten und Sitzplätze, damit sich die Wege am Festtag nicht kreuzen.
- Bearbeite Anmeldungen spätestens eine Woche vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Erst mit der endgültigen Besucherzahl kannst du Teller, Gläser, Sitzplätze und Lebensmittel zuverlässig kalkulieren.
- Prüfe die Wettervorhersage zwei Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Bei unsicherem Wetter müssen Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung und trockene Lagerplätze für Lebensmittel rechtzeitig bereitstehen.
- Richte den Aufbau in der richtigen Reihenfolge ein: zuerst Zelte, Tische und Stühle, danach Beleuchtung und Dekoration. Verlängerungskabel und tragbare Lautsprecher solltest du vor dem Eintreffen der Gäste testen.
- Stelle Getränke früh genug kalt und lagere verderbliche Lebensmittel gekühlt. Plane für Kaffee und Tee eigene Thermoskannen, Tassen beziehungsweise Teegläser sowie einen Wasserkocher oder eine Kaffeemaschine ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mittherbstfest organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Reservierungen. Einladungen sollten ungefähr 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
- Wann sollte die endgültige Besucherzahl für das Mittherbstfest feststehen?
- Lege die endgültige Zahl spätestens 7 Tage vor dem Fest fest. So bleiben noch mehrere Tage für Einkauf, Geschirr, Sitzplätze, Helfereinteilung und die Vorbereitung der Kinderaktivitäten.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Mittherbstfest?
- Teile mindestens 1 verantwortliche Person für den Aufbau, 1 für Buffet und Getränke sowie 1 für Kinderaktivitäten und Laternen ein. Bei größeren Gruppen ist eine zusätzliche Person pro Bereich sinnvoll, damit niemand gleichzeitig mehrere Aufgaben übernehmen muss.
- Was muss am Tag des Mittherbstfests zuerst aufgebaut werden?
- Beginne mit Partyzelten, Tischen und Stühlen, danach folgen Aktivitätszonen, Beleuchtung und Dekoration. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Beginn ein, inklusive Test von Strom, Lautsprecher und Mikrofon.
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