Checklist voor een goed georganiseerd midgetgolfuitje

Een midgetgolfuitje vraagt om meer voorbereiding dan alleen een baan reserveren. Je moet deelnemers op tijd laten reageren, dieetwensen verzamelen en het diner op de juiste groepsgrootte vastleggen. Op de dag zelf voorkomen naamstickers, een duidelijke groepsindeling en reservepennen onnodige vertraging. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van de eerste uitnodiging tot het uitdelen van prijzen en het bijvullen van drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Midgetgolf reserveren
Diner reserveren
Vervoersinformatie versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Groepsindeling maken
Prijzen voor winnaars kopen
Scorekaarten voorbereiden
Naamstickers schrijven
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Cadeaus en prijzen inpakken
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Naamstickers uitdelen
Groepen bekendmaken
Spelregels uitleggen
Scorekaarten uitdelen
2 personen
Midgetgolf begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Scores verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
Groep naar diner begeleiden
3 personen
Diner ontvangen en verdelen
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Taart en koffie serveren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Tafels en materialen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoon achterlaten
2 personen
Overgebleven spullen meenemen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Scorekaartenaantal 50
Reserve scorekaartenaantal 10
Potlodenaantal 50
Puntenslijpersaantal 4
Reservepennenaantal 10

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 8

Decoratie

Naamstickersaantal 50
Stiftenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonnenpomp
Tafeldecoratieaantal 4
Prijstrofeeënaantal 3

Apparatuur

Powerbanksaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Handdesinfectieaantal 4
Tafelvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de midgetgolfbaan en het diner zodra je een redelijk aantal deelnemers verwacht. Controleer uiterlijk één week vooraf of de reserveringen nog passen bij de actuele deelnemerslijst.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als ja of nee: noteer ook dieetwensen en vervoersinformatie. Stuur de verzamelde route- en vertrektijden uiterlijk 3 dagen voor het uitje door.
Maak de groepsindeling vooraf en schrijf naamstickers klaar. Houd per groep een scorekaart, potlood en reservepen bij de hand; leg ook reserve scorekaarten klaar voor verlies of een vergissing.
Koel de dranken op tijd en portioneer hapjes voordat de deelnemers binnenkomen. Zet serveerschalen, tangen, bekers en afvalbakken klaar, zodat je tijdens het midgetgolfen niet hoeft te improviseren.
Pak prijstrofeeën of andere prijzen vooraf in en controleer het materiaal op de locatie. Neem per speelgroep minstens één extra potlood en enkele reserve scorekaarten mee; een puntenslijper wordt snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een midgetgolfuitje reserveren?: Reserveer de baan bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zeker als je met een groep speelt. Controleer 7 dagen voor het uitje de groepsgrootte en geef wijzigingen direct door.
Hoe maak ik een groepsindeling voor midgetgolf?: Maak de groepen uiterlijk 2 dagen vooraf en zet de namen op een deelnemerslijst. Houd bij de indeling rekening met ongeveer 3 tot 5 spelers per groep, afhankelijk van de baan en de reservering.
Hoeveel scorekaarten en pennen heb ik nodig voor een midgetgolfuitje?: Gebruik minimaal 1 scorekaart per speelgroep en neem 1 reservekaart per 2 groepen mee. Leg per groep minstens 1 potlood klaar en neem per 2 groepen 1 reservepen mee.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur vervoer, verzameltijd en praktische afspraken uiterlijk 3 dagen vooraf. Werk de deelnemerslijst en dieetwensen 24 uur voor vertrek nog één keer bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.