Checklist pour organiser une sortie mini-golf

Une sortie mini-golf se prépare surtout avant l’arrivée des participants. Il faut confirmer les inscriptions, réserver le parcours et le dîner, puis répartir les joueurs en groupes faciles à gérer. Le jour même, prévois les cartes de score, les étiquettes nominatives, les boissons fraîches et un accueil rapide. Cette checklist rassemble les 42 tâches et les 36 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le mini-golf
Réserver un dîner
Envoyer les informations de transport
Mettre à jour la liste des participants
Faire la répartition des groupes
Acheter des prix pour les gagnants
Préparer les cartes de score
Écrire les étiquettes nominatives
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Emballer les cadeaux et les prix
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
Distribuer les étiquettes nominatives
Annoncer les groupes
Expliquer les règles du jeu
Distribuer les cartes de score
2 personnes
Animer le mini-golf
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
Accompagner le groupe au dîner
3 personnes
Recevoir et répartir le dîner
3 personnes
Vérifier les repas adaptés
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Servir le gâteau et le café
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Laisser le lieu propre
2 personnes
Emporter les affaires restantes
2 personnes
Retourner les matériels de location
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Fiches de scoreqté 50
Feuilles de score de réserveqté 10
Crayonsqté 50
Taille-crayonsqté 4
Stylos de réserveqté 10

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces à nappeqté 8

Décoration

Étiquettes nominativesqté 50
Marqueursqté 6
Ballonsqté 40
Pompe à ballons
Décoration de tableqté 4
Trophéesqté 3

Équipement

Batteries externesqté 2
Câbles de rechargeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 4
Raclette de tableqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la réservation du mini-golf et du dîner dès que tu connais une première estimation du nombre de participants. Attends d’avoir traité les inscriptions avant de fixer définitivement les groupes.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre de repas concernés au restaurant au plus tard quelques jours avant la sortie.
Prépare une carte de score par joueur et garde plusieurs feuilles de réserve avec des crayons, un taille-crayon et des stylos supplémentaires. Une feuille abîmée ou un stylo perdu ne doit pas interrompre la partie.
Répartis les participants en groupes avant leur arrivée et imprime ou prépare les étiquettes nominatives. Annonce les groupes après le pointage, afin d’éviter les changements improvisés au départ.
Refroidis les boissons et portionne les amuse-bouches avant l’accueil. Prévois aussi des glacières, des gobelets réutilisables et un réassort pendant la partie, plutôt que de tout sortir en une seule fois.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un mini-golf pour un groupe ?: Réserve le mini-golf dès que la date et une estimation du groupe sont connues, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Confirme l’effectif final après les inscriptions et vérifie alors le nombre de départs ou de groupes nécessaires.
Quand demander les informations alimentaires pour une sortie mini-golf ?: Demande-les dès l’envoi des invitations et relance les personnes qui n’ont pas répondu avant la clôture des inscriptions. Transmets le bilan au restaurant quelques jours avant le dîner, selon son délai de modification.
Combien de cartes de score prévoir pour une sortie mini-golf ?: Prévois une carte par joueur, plus une réserve de plusieurs feuilles. Ajoute au moins quelques crayons et stylos de rechange pour pouvoir continuer si du matériel est perdu ou inutilisable.
Quand répartir les participants en groupes ?: Fais la répartition après le traitement des inscriptions et avant le jour de la sortie. Prépare les groupes et les étiquettes nominatives à l’avance, puis annonce-les après avoir coché les présences.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.