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Minigolfausflug organisieren: die komplette Checkliste

Ein Minigolfausflug wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur eine Bahnreservierung. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche im Blick behalten, Gruppen einteilen und den Transport klar kommunizieren. Plane außerdem genug Zeit für Empfang, Namensaufkleber, Regeln und die Auswertung ein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt von der Einladung bis zum gemeinsamen Essen und hilft dir, typische Lücken am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Minigolf reservieren

  • Diner reservieren

  • Transportinformationen versenden

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Gruppen einteilen

  • Preise für Gewinner kaufen

  • Scorekarten vorbereiten

  • Namensaufkleber schreiben

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    2 Personen

  • Geschenke und Preise verpacken

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

  • Namensaufkleber verteilen

  • Gruppen bekanntgeben

  • Spielregeln erklären

  • Wertungsbögen austeilen

    2 Personen

  • Minigolf begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Ergebnisse sammeln

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

  • Gruppe zum Abendessen begleiten

    3 Personen

  • Abendessen entgegennehmen und verteilen

    3 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Getränke während des Abendessens nachfüllen

    2 Personen

  • Kuchen und Kaffee servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Materialien aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort sauber hinterlassen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen mitnehmen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • WertungsbögenAnz. 50
  • Ersatz-ScorekartenAnz. 10
  • BleistifteAnz. 50
  • BleistiftspitzerAnz. 4
  • ErsatzstifteAnz. 10

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • LöffelAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • TischdeckenklammernAnz. 8

Dekoration

  • NamensaufkleberAnz. 50
  • StifteAnz. 6
  • BallonsAnz. 40
  • Ballonpumpe
  • TischdekorationAnz. 4
  • PreistrophäenAnz. 3

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 2
  • LadekabelAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllbeutelhalterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 8
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 4
  • TischkehrerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Minigolfanlage möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und kläre dabei Gruppengröße, Startzeit und Zahlungsbedingungen. Buche das Dinner separat, sobald die ungefähre Teilnehmerzahl feststeht.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Ausflug ab. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und teile die Gruppen ein, damit du vor Ort nicht improvisieren musst.
  • Schicke die Transportinformationen 3 bis 5 Tage vorher erneut an alle Teilnehmenden. Nenne Treffpunkt, Abfahrtszeit, Rückfahrt und eine Kontaktperson für Verspätungen.
  • Bereite pro Person mindestens eine Wertungskarte und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Ersatzkarten vor. Lege Bleistifte, Spitzer und Ersatzstifte gemeinsam bereit, da fehlendes Schreibmaterial den Ablauf schnell verzögert.
  • Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Empfang und portioniere Snacks vor Beginn. Packe Preise, Namensaufkleber und Materialien in getrennte Behälter, damit du sie beim Empfang sofort ausgeben kannst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Minigolfausflug reservieren?
Reserviere die Minigolfanlage idealerweise 3 bis 4 Wochen im Voraus. Bei größeren Gruppen oder beliebten Zeiten solltest du 6 Wochen Vorlauf einplanen.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Minigolfausflug feststehen?
Setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Ausflug. Aktualisiere danach Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Gruppeneinteilung und gib die endgültige Zahl an das Restaurant weiter.
Wie viele Scorekarten brauche ich beim Minigolfausflug?
Plane eine Wertungskarte pro Gruppe oder nach den Vorgaben der Anlage und lege 10 bis 15 Prozent Ersatzkarten dazu. Für 40 Teilnehmende solltest du beispielsweise mindestens 4 Gruppenwertungen und 1 zusätzliche Karte vorbereiten, sofern jede Gruppe eine Karte nutzt.
Was muss ich am Tag des Minigolfausflugs zuerst erledigen?
Sei mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe vor Ort. Prüfe dann Materialien, Getränke, Namensaufkleber und Gruppenlisten, bevor du die Teilnehmenden empfängst und die Anwesenheit abhakst.

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