Checklist para organizar una salida de minigolf

Una salida de minigolf combina una actividad con horarios fijos, grupos y una comida posterior. Empieza cerrando el número de participantes y reserva el minigolf y la cena antes de enviar toda la información. Después organiza las preferencias dietéticas, el transporte, los grupos y los materiales de puntuación. El día del evento, deja preparado el registro, las bebidas, los aperitivos y los premios para que la recepción sea rápida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar minigolf
Reservar cena
Enviar información de transporte
Actualizar la lista de participantes
Hacer la distribución de grupos
Comprar premios para los ganadores
Preparar tarjetas de puntuación
Escribir etiquetas con nombres
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Porcionar aperitivos
2 personas
Empaquetar regalos y premios
Preparar los materiales
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Marcar asistencia
Repartir etiquetas con nombre
Anunciar los grupos
Explicar las reglas del juego
Repartir tarjetas de puntuación
2 personas
Guiar el minigolf
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
Acompañar al grupo a la cena
3 personas
Recibir y repartir la cena
3 personas
Comprobar las comidas especiales
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
Servir tarta y café
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
2 personas
Recoger las mesas y los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Dejar el lugar limpio
2 personas
Llevarse los objetos sobrantes
2 personas
Devolver el material alquilado
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Tarjetas de puntuacióncant. 50
Tarjetas de puntuación de reservacant. 10
Lápicescant. 50
Sacapuntascant. 4
Bolígrafos de repuestocant. 10

Mobiliario

Mesas plegablescant. 2
Sillas plegablescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Pinzas para mantelescant. 8

Decoración

Pegatinas con nombrecant. 50
Rotuladorescant. 6
Globoscant. 40
Bomba de globos
Decoración de mesacant. 4
Troféos de premiocant. 3

Equipo

Baterías externascant. 2
Cables de cargacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Fregaderoscant. 2
Paños de microfibracant. 8
Desinfectante de manoscant. 4
Recogedores de mesacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder actualizar la lista, confirmar la cena y repartir a los participantes en grupos equilibrados.
Reserva el minigolf y la cena con margen: intenta hacerlo entre 3 y 4 semanas antes, especialmente si la partida y la comida son el mismo día.
Envía la información de transporte como mínimo 3 días antes e indica la hora de llegada, no solo la hora de inicio. Reserva 15 minutos para recibir a los participantes y marcar la asistencia.
Prepara una tarjeta de puntuación por grupo y lleva al menos 2 de reserva, además de lápices, sacapuntas y bolígrafos adicionales. Escribe las etiquetas con nombres antes de que llegue la gente.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y porciona los aperitivos antes de la recepción. Guarda los premios y regalos juntos para entregarlos sin tener que buscarlos al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una salida de minigolf?: Reserva el minigolf y la cena entre 3 y 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y ajustar el número de plazas.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?: Ciérrala aproximadamente 7 días antes del evento. Usa ese número para confirmar la cena, preparar las etiquetas y hacer la distribución de grupos.
¿Cuántas tarjetas de puntuación necesito para el minigolf?: Prepara una tarjeta por grupo y lleva al menos 2 tarjetas de reserva. Añade lápices, un sacapuntas y varios bolígrafos de repuesto para evitar interrupciones durante la partida.
¿Cuándo hay que enviar la información de transporte?: Envíala como mínimo 3 días antes y vuelve a comprobarla el día anterior. Incluye el punto de encuentro y pide que los participantes lleguen 15 minutos antes de la hora de inicio.

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