Zo organiseer je een middeleeuwse kerstmarkt

Begin met het programma, de datum en de terreinindeling voordat je kraamhouders of artiesten vastlegt. Controleer daarna vergunningen, stroom, verlichting en vluchtroutes, want die bepalen hoeveel ruimte en capaciteit je nodig hebt. Reserveer marktkramen, tenten en materiaal op tijd en werk toe naar een definitieve kraamplattegrond. In de laatste week regel je voorraad, gekoelde opslag, warme drank, decoratie en het vrijwilligersrooster. Zo voorkom je dat op de marktdag vooral praktische zaken nog moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers voor marktkramen boeken
5
Stroomvoorziening en verlichting reserveren
6
Muzikanten en artiesten bevestigen
7
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online evenementpagina publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamindeling bevestigen
2 personen
13
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligersrooster maken
16
Reserveringen voor materiaal maken
17
Betaalwijze en prijslijst vastleggen
2 personen
18
Veiligheidsplan en vluchtroutes maken
2 personen
19
Weersverwachting en alternatief controleren
20
Voorraadlijst definitief maken
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
23
Hapjes en deeg voorbereiden
3 personen
24
Warme drankbasis voorbereiden
2 personen
25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
26
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Marktkramen plaatsen
6 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Stroom en apparatuur aansluiten
2 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Kraamtafels inrichten
6 personen
35
Cateringbalie inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Warme dranken opstarten
2 personen
38
Hapjes afwerken en presenteren
3 personen
39
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
40
Prijslijsten en routeborden plaatsen
2 personen
41
Kassa's testen
2 personen
42
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

44
Kraamhouders ontvangen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
4 personen
46
Entree en informatie bemannen
2 personen
47
Catering bedienen
5 personen
48
Warme dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
53
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
54
Kaarsen en vuurkorven controleren
2 personen
55
Afvalpunten legen
2 personen
56
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Kassa's afsluiten
2 personen
60
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Verlichting uitschakelen
2 personen
62
Cateringrestanten veilig opslaan
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Marktkramen afbreken
6 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Decoratie verwijderen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Apparatuur reinigen
2 personen
71
Terrein schoonmaken
5 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
75
Locatie schoon opleveren
2 personen
76
Kassageld en bonnen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kassa'saantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 8
Kraamplankenaantal 24
Opslagboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 10
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 40
Batterijenaantal 48

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstkransenaantal 8
Dennentakkenaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten kerstbordenaantal 12
Jutestofaantal 30
Kerstballenaantal 100
Houten kerstfigurenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Kerstlintaantal 10
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafellopersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerkommenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Toiletpapierhoudersaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
EHBO-dozenaantal 2
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast vóór je kramen boekt. Houd afzonderlijke plekken vrij voor marktkramen, artiesten, opslag, kassa’s en vluchtroutes; een late wijziging werkt door in de plattegrond en bewegwijzering.
Regel stroom en verlichting tegelijk met de locatie. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudbakken mee en controleer uiterlijk een week vooraf waar kabels veilig kunnen lopen.
Vraag dieetwensen en praktische informatie van kraamhouders niet pas op de dag zelf uit. Sluit de aanmeldingen minstens 7 dagen vooraf en gebruik die gegevens voor de kraamindeling, voorraad en bewegwijzering.
Maak het vrijwilligersrooster met overlappende diensten van 30 minuten. Plan per wisselmoment iemand voor kassa’s, bezoekersinformatie, aanvullen en het toezicht op warme dranken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en werk het alternatief dan definitief uit. Partytenten, opslagboxen, koelboxen en extra verlichting moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn, niet pas wanneer regen wordt voorspeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een middeleeuwse kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Reserveer kramen, stroom, verlichting en artiesten zodra die basis vaststaat; in de laatste 7 dagen hoort alleen nog uitvoering over te blijven.
Hoeveel drank reken je per bezoeker op een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel warme dranken apart wanneer je koffie, thee of glühwein schenkt en plan extra thermoskannen of warmhoudcapaciteit voor piekmomenten.
Wanneer moet de kraamindeling van een kerstmarkt klaar zijn?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en bevestig de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf. Dan kun je kraamhouders informeren, bewegwijzering maken en controleren of bezoekersroutes en vluchtroutes vrij blijven.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een middeleeuwse kerstmarkt?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het alternatieve plan op basis van de weersverwachting. Reserveer voldoende partytenten, zorg voor droge opslag en controleer of stroom, verlichting en looproutes ook bij regen veilig blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.