Organiser un marché de Noël médiéval, étape par étape

Un marché de Noël médiéval se prépare d’abord sur le papier : date, programme, terrain et autorisations doivent être fixés avant d’inviter les exposants. Prévoyez ensuite les stands, l’électricité, l’éclairage, les artistes et la circulation du public. Les dernières semaines servent à répartir les emplacements, organiser les bénévoles et confirmer les stocks. La météo, le stockage au frais et les boissons chaudes sont souvent réglés trop tard : intégrez-les dès le début du planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver les fournisseurs pour les stands de marché
5
Réserver l’alimentation électrique et l’éclairage
6
Confirmer les musiciens et les artistes
7
Inviter les exposants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la page de l’événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
13
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
16
Faire les réservations pour le matériel
17
Définir le mode de paiement et la grille tarifaire
2 personnes
18
Élaborer le plan de sécurité et les issues de secours
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
20
Finaliser la liste des stocks
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les courses au frais
2 personnes
23
Préparer les amuse-bouches et la pâte
3 personnes
24
Préparer la base des boissons chaudes
2 personnes
25
Trier les décorations de Noël
2 personnes
26
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Installer les stands du marché
6 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l'éclairage
4 personnes
32
Brancher l’alimentation et l’équipement
2 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Aménager les tables du stand
6 personnes
35
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
38
Finaliser et présenter les amuse-bouches
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Installer les listes de prix et les panneaux d’orientation
2 personnes
41
Tester les caisses
2 personnes
42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

44
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
47
Assurer le service traiteur
5 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Encadrer le programme musical
2 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Vérifier les bougies et les braseros
2 personnes
55
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
56
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Fermer les caisses
2 personnes
60
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l’éclairage
2 personnes
62
Stocker les restes de catering en toute sécurité
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les stands du marché
6 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Retirer la décoration
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer l’équipement
2 personnes
71
Nettoyer le site
5 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger les courses restantes
2 personnes
75
Remettre le lieu propre
2 personnes
76
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Caissesqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 8
Planches de standqté 24
Caisses de stockageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 10
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 16
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 48

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de sapinqté 12
Balles de pailleqté 20
Panneaux de Noël en boisqté 12
Toile de juteqté 30
Boules de Noëlqté 100
Figurines de Noël en boisqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Ruban de Noëlqté 10
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Chemins de tableqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Porte-papier toiletteqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le terrain, puis vérifiez les autorisations avant de publier la page de l’événement. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et confirmer les principaux fournisseurs.
Invitez les exposants après avoir défini le nombre et la taille des emplacements. Demandez leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques au plus tard 3 semaines avant l’événement afin d’éviter un plan de stands impossible à installer.
Dessinez le plan de circulation avant de commander le mobilier : prévoyez les stands de marché, les tables, les caisses et les zones de restauration sans bloquer les issues de secours. Affichez une signalétique visible dès l’entrée et aux croisements principaux.
Réservez tôt l’alimentation électrique, l’éclairage, les tentes et le matériel de restauration. Pour un marché en soirée, faites tester les branchements et l’éclairage au moins 24 heures avant l’ouverture.
Préparez le plan de repli météo et les stocks avant la dernière semaine. Stockez les produits frais dans des réfrigérateurs ou des glacières, et préparez la base des boissons chaudes, la soupe et les amuse-bouches selon un horaire précis le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël médiéval ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, obtenir les autorisations, réserver les stands et les artistes, inviter les exposants et organiser les bénévoles.
Quand faut-il inviter les exposants d’un marché de Noël ?: Envoyez les invitations environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation définitive 3 semaines avant afin de finaliser la répartition des stands, les besoins électriques et les informations alimentaires.
Quand préparer la nourriture et les boissons chaudes ?: Finalisez la liste des stocks 7 jours avant, puis faites les courses dans les 2 à 3 jours précédant le marché. Préparez les bases de boissons chaudes et les aliments qui le permettent la veille, en gardant les produits frais au froid.
Que prévoir en cas de pluie ou de vent ?: Décidez du plan de repli au moins 2 semaines avant et vérifiez les prévisions à 72 heures puis à 24 heures. Contrôlez les tentes, les fixations, l’éclairage et l’accès aux issues de secours avant l’ouverture.

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