Einen mittelalterlichen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Beginne mit Datum, Programm und Geländeplan, bevor du Stände oder Künstler anfragst. Danach klärst du Genehmigungen, Strom, Beleuchtung, Fluchtwege und die Aufteilung der Marktstände. Sechs bis acht Wochen vorher sollten Standbetreiber, Musiker und Helfer feststehen. In der letzten Woche geht es um Beschilderung, Vorräte, Kühlung und warme Getränke. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Kassen, Kabel oder Helfer fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Lieferanten für Marktstände buchen
5
Stromversorgung und Beleuchtung reservieren
6
Musiker und Künstler bestätigen
7
Standbetreiber einladen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Veranstaltungsseite veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
13
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwilligenplan erstellen
16
Materialreservierungen vornehmen
17
Zahlungsart und Preisliste festlegen
2 Personen
18
Sicherheitsplan und Fluchtwege erstellen
2 Personen
19
Wettervorhersage und Alternative prüfen
20
Vorratsliste finalisieren
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
23
Snacks und Teig vorbereiten
3 Personen
24
Basis für warme Getränke vorbereiten
2 Personen
25
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
26
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Marktstände aufstellen
6 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
32
Strom und Geräte anschließen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Messetische einrichten
6 Personen
35
Cateringtheke einrichten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Heiße Getränke ansetzen
2 Personen
38
Häppchen fertigstellen und präsentieren
3 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Preisliste und Wegweiser aufstellen
2 Personen
41
Kassen testen
2 Personen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

44
Standbetreiber empfangen
3 Personen
45
Besucher begrüßen
4 Personen
46
Eingang und Information besetzen
2 Personen
47
Catering servieren
5 Personen
48
Heiße Getränke servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
52
Musikprogramm begleiten
2 Personen
53
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
54
Kerzen und Feuerkörbe prüfen
2 Personen
55
Abfallstationen leeren
2 Personen
56
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Kassen abschließen
2 Personen
60
Standbetreiber verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
62
Catering-Reste sicher lagern
3 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
66
Marktstände abbauen
6 Personen
67
Partyzelte abbauen
6 Personen
68
Dekoration entfernen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Geräte reinigen
2 Personen
71
Gelände reinigen
5 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
75
Ort sauber übergeben
2 Personen
76
Kassengeld und Belege abrechnen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KassenAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
StehtischeAnz. 8
MessethekenAnz. 24
LagerboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
SuppenschalenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 10
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
LaternenAnz. 16
StumpenkerzenAnz. 40
BatterienAnz. 48

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskränzeAnz. 8
TannenzweigeAnz. 12
StrohballenAnz. 20
Hölzerne WeihnachtsschilderAnz. 12
JutestoffAnz. 30
WeihnachtskugelnAnz. 100
Hölzerne WeihnachtsfigurenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
WeihnachtsbandAnz. 10
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischläuferAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12
ToilettenpapierhalterAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst einen Lageplan mit Marktständen, Partyzelten, Essensbereichen und Fluchtwegen an. Plane mindestens 1,20 Meter freie Durchgangsbreite ein und kennzeichne Rettungswege sichtbar.
Reserviere Stromversorgung und Beleuchtung frühzeitig. Prüfe mindestens 14 Tage vorher, welche Anschlüsse Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Suppenkessel und Warmhaltebehälter gleichzeitig benötigen.
Bestätige Standbetreiber, Musiker und Künstler spätestens vier Wochen vor dem Markt. Schicke ihnen danach den Lageplan, Aufbauzeiten, Zahlungsart und eine feste Ansprechperson.
Plane Helfer in Schichten von drei bis vier Stunden ein und besetze Kasse, Einlass, Ausschank, Aufbau und Abbau getrennt. Eine Reserve von zwei Personen verhindert Engpässe bei Krankheit oder Pausen.
Kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Termin und lagere sie gekühlt. Bereite Snacks und die Basis für warme Getränke am Vortag vor, damit am Markttag genug Zeit für Ausgabe, Nachfüllen und Reinigung bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen mittelalterlichen Weihnachtsmarkt organisieren?: Starte mindestens drei Monate vorher mit Datum, Gelände, Programm und Genehmigungen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Künstler, Lieferanten und Helfer eingeplant sein.
Wie viele Helfer braucht ein mittelalterlicher Weihnachtsmarkt?: Für einen kleinen Markt solltest du mindestens acht bis zwölf Helfer einplanen, zusätzlich zu den Standbetreibern. Besetze Kasse, Ausschank, Einlass, Aufbau und Abbau nicht mit derselben Person zur gleichen Zeit.
Wie viel Strom braucht ein Weihnachtsmarkt mit warmen Getränken?: Erstelle spätestens 14 Tage vorher eine Liste aller Geräte und ihrer Leistung. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Suppenkessel und Warmhaltebehälter dürfen nicht einfach an eine gemeinsame Steckdosenleiste angeschlossen werden; die Stromverteilung muss zur vorhandenen Absicherung passen.
Was muss man bei schlechtem Wetter für einen Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Lege mindestens eine Woche vorher eine konkrete Alternative für Wind, Regen oder Frost fest. Sichere Partyzelte, lagere Lebensmittel in Kühlschränken oder Kühlboxen und plane, wie empfindliche Dekoration, Kabel und Sitzmöbel kurzfristig geschützt werden.

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