Checklist voor een middeleeuws festival organiseren

Een middeleeuws festival vraagt meer voorbereiding dan alleen kleding, kramen en een programma. Je regelt tegelijk vergunningen, artiesten, vrijwilligers, publieksstromen, eten, techniek en de inrichting van het terrein. Begin met locatie en vergunningen, leg daarna programma en leveranciers vast en werk vervolgens toe naar een draaiboek met duidelijke taken. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf: controleer dan onder meer rekwisieten, spelmateriaal, stroompunten, koeling en routeborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Leveranciers reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond maken
2 personen
Routeborden ontwerpen
Naambadges maken
2 personen
Munten en kassa's voorbereiden
2 personen
Kleding en rekwisieten controleren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Eten voorbereiden
5 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Podiumzone inrichten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen en banieren plaatsen
3 personen
Spelvelden uitzetten
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa's klaarzetten
2 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Boogschieten begeleiden
3 personen
Middeleeuwse spellen begeleiden
3 personen
Ambachtsdemonstraties begeleiden
3 personen
Marktkramen bemannen
4 personen
Welkomsdranken serveren
3 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Servies inzamelen
3 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Riddertoernooi begeleiden
4 personen
Verhalenverteller begeleiden
Avondmaaltijd serveren
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fakkels aansteken
3 personen
Avondoptreden begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Eten en drinken afdekken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Spelmateriaal sorteren
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Kassa-opbrengst verwerken
2 personen
Facturen verzamelen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Biertafelsaantal 18
Bankenaantal 30
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Batterijspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 10
Soeppannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4

Servies

Bordenaantal 300
Dessertbordenaantal 250
Drinkglazenaantal 350
Koffiekopjesaantal 120
Messenaantal 300
Vorkenaantal 300
Lepelsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Middeleeuwse banierenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Jute tafellopersaantal 20
Houten schildenaantal 10
Houten kistenaantal 12
Houten tonnenaantal 6
Strobalenaantal 20
Kunststof fakkelsaantal 16
Kandelaarsaantal 12
LED-kaarsenaantal 60
Kunststof klimopaantal 10
Houten naambordjesaantal 20

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijlampenaantal 12

Sportmateriaal

Foamzwaardenaantal 20
Foam schildenaantal 12
Boogschietbogenaantal 6
Veilige pijlenaantal 60
Schietschijvenaantal 4
Hoepelsaantal 6
Houten spelstukkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen vroeg in het traject. Plan daarnaast stroompunten voor batterijspeakers, microfoons, waterkokers en koffiezetapparaten; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
Leg het programma vast voordat je promotie publiceert. Bevestig artiesten, wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, kassa, spellen en catering en druk het draaiboek uiterlijk één dag voor het festival af.
Maak een plattegrond met vaste plekken voor partytenten, marktkramen, buffettafels, kledingrekken en routeborden. Loop het terrein minstens één keer na en controleer of bezoekers, leveranciers en hulpdiensten elkaar niet blokkeren.
Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen doet en stem de hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen. Vul koelboxen pas zo laat mogelijk, controleer warmhoudbakken en zet aparte serveertangen en opscheplepels klaar voor verschillende gerechten.
Bereid munten en kassa’s, naambadges en kleding en rekwisieten niet op dezelfde dag als de opbouw. Sorteer decoratie, spelmateriaal en keukenmateriaal per onderdeel, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken naar bijvoorbeeld soeppannen, borden of drinkglazen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een middeleeuws festival organiseren en de vergunning regelen?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie en controle van vergunningen. Leg programma, artiesten en leveranciers daarna uiterlijk 8 weken voor het festival vast, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een middeleeuws festival?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en plan daarnaast 1 coördinator per 10 tot 15 vrijwilligers. Voor ontvangst, kassa, spellen, catering, techniek en terreincontrole heb je al snel 8 tot 12 mensen nodig, afhankelijk van de publieksgrootte.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen en publiceer ik de promotie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en publiceer de algemene promotie zodra programma en artiesten bevestigd zijn. Sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het festival als je eten, dieetwensen, badges en zitplaatsen vooraf moet voorbereiden.
Wat controleer ik de dag voor een middeleeuws festival?: Controleer dan het draaiboek, de plattegrond, routeborden, naambadges, munten en kassa’s, kleding en rekwisieten en het spelmateriaal. Test ook batterijspeakers en microfoons, laad oplaadbare batterijen op en zet decoratie en keukenmateriaal per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.