Checklist para organizar un festival medieval sin olvidar nada

Organizar un festival medieval requiere coordinar permisos, proveedores, artistas, puestos, comida y actividades con bastante antelación. Esta checklist reúne 77 tareas y 68 materiales para avanzar en el orden correcto, desde reservar el recinto hasta montar las carpas. También contempla detalles que suelen llegar tarde: las preferencias dietéticas, el dinero para las cajas, la identificación del equipo y los puntos de electricidad. Úsala como plan de trabajo y asigna cada responsabilidad a una persona concreta.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos
Reservar el lugar
Reservar proveedores
Fijar el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer el plano
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Preparar monedas y cajas registradoras
2 personas
Comprobar ropa y utilería
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar la comida
5 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar la zona del escenario
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar banderas y pancartas
3 personas
Delimitar las zonas de juego
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Guiar el tiro con arco
3 personas
Coordinar juegos medievales
3 personas
Coordinar las demostraciones de artesanía
3 personas
Atender los puestos del mercado
4 personas
Servir bebidas de bienvenida
3 personas
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Coordinar el torneo de caballeros
4 personas
Acompañar al narrador
Servir la cena
6 personas
Servir café y té
2 personas
Encender las antorchas
3 personas
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Cubrir la comida y la bebida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Empacar el equipo
3 personas
Clasificar el material de juego
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Procesar los ingresos de caja
2 personas
Recopilar facturas
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesas de cervezacant. 18
Bancoscant. 30
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 10
Ollas para sopacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4

Vajilla

Platoscant. 300
Platos de postrecant. 250
Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 120
Cuchilloscant. 300
Tenedorescant. 300
Cucharascant. 250
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Banderines medievalescant. 12
Banderascant. 20
Manteles de yutecant. 20
Escudos de maderacant. 10
Cajas de maderacant. 12
Barriles de maderacant. 6
Pacas de pajacant. 20
Antorchas de plásticocant. 16
Candelabroscant. 12
Velas LEDcant. 60
Hiedra de plásticocant. 10
Carteles de madera para nombrescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Faroles LEDcant. 20
Lámparas de bateríacant. 12

Material deportivo

Espadas de espumacant. 20
Escudos de espumacant. 12
Arcos de tiro con arcocant. 6
Flechas segurascant. 60
Dianascant. 4
Aroscant. 6
Piezas de juego de maderacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Esponjascant. 12
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el recinto antes de contratar proveedores o anunciar el festival: reserva al menos 8 semanas para resolver cambios y autorizaciones.
Fija el programa y confirma a los artistas antes de imprimir carteles, tarjetas de identificación y señalización de rutas. Deja una versión final del horario preparada para el equipo.
Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por tarea. Imprime el plan de trabajo y entrega a cada responsable su horario, punto de encuentro y teléfono de contacto.
Calcula la compra a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Prepara la comida por tandas y llena las neveras portátiles justo antes de abrir para conservar mejor las bebidas.
Inspecciona el recinto el día anterior: comprueba electricidad, alargadores y regletas antes de montar tiendas, puestos y sonido. Lleva baterías recargables porque los altavoces con batería y los micrófonos pueden necesitar una segunda carga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival medieval?: Empieza al menos 8 semanas antes. Los permisos, el recinto, los proveedores y los artistas deben quedar encaminados durante las primeras 3 semanas; deja las 2 últimas para compras, confirmaciones y montaje.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival medieval?: Confírmalos entre 6 y 8 semanas antes del festival, cuando el programa y el presupuesto ya estén definidos. Pide una confirmación final 7 días antes para evitar cambios en horarios y necesidades técnicas.
¿Cuándo se prepara la comida y se llenan las neveras?: Haz la compra y clasifica los alimentos el día anterior. Prepara la comida según el programa y llena las neveras portátiles entre 1 y 2 horas antes de la apertura, manteniendo aparte las opciones dietéticas.
¿Qué hay que revisar el día antes de un festival medieval?: Inspecciona el recinto entre 24 y 48 horas antes: electricidad, rutas, puestos, carpas y zonas de comida. Comprueba también ropa, utilería, material de juego, dinero de las cajas y la carga de las baterías.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.