Checklist pour organiser un festival médiéval

Un festival médiéval demande plus qu’un décor et quelques costumes : il faut coordonner le lieu, les autorisations, les artistes, les stands, les repas et l’accueil du public. Cette checklist de 77 tâches et 68 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, des premières réservations au montage des tentes. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les badges, les caisses ou les points d’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Réserver les fournisseurs
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer le plan
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les jetons et les caisses
2 personnes
Vérifier les costumes et les accessoires
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer la nourriture
5 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Aménager la zone de scène
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les drapeaux et les bannières
3 personnes
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer le tir à l'arc
3 personnes
Animer les jeux médiévaux
3 personnes
Encadrer les démonstrations d'artisanat
3 personnes
Tenir les stands du marché
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Encadrer le tournoi de chevaliers
4 personnes
Encadrer le conteur
Servir le dîner
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Allumer les torches
3 personnes
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Traitement des recettes de la caisse
2 personnes
Rassembler les factures
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables de bièreqté 18
Bancsqté 30
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleurs à batterieqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 10
Casseroles à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 300
Assiettes à dessertqté 250
Verres à boireqté 350
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 300
Fourchettesqté 300
Cuillèresqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières médiévalesqté 12
Drapeauxqté 20
Chemins de table en juteqté 20
Boucliers en boisqté 10
Caisses en boisqté 12
Tonneaux en boisqté 6
Balles de pailleqté 20
Torches en plastiqueqté 16
Chandeliersqté 12
Bougies LEDqté 60
Lierre en plastiqueqté 10
Plaques nominatives en boisqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Lanternes LEDqté 20
Lampes à batterieqté 12

Matériel de sport

Épées en mousseqté 20
Boucliers en mousseqté 12
Arcs de tir à l’arcqté 6
Flèches de sécuritéqté 60
Cibles de tirqté 4
Cerceauxqté 6
Pièces de jeu en boisqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations et la réservation du lieu plusieurs mois avant l’événement : sans validation du site, les fournisseurs et les artistes ne peuvent pas être confirmés sereinement.
Fixe le programme avant d’imprimer le déroulé et les panneaux d’orientation. Prévois une version pour l’équipe, avec les horaires d’installation, les animations et les changements de dernière minute.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones, notamment pour les stands, les costumes, l’accueil et le rangement. Confirme les disponibilités au moins 7 jours avant le festival.
Pour les repas et les boissons, rassemble les informations alimentaires avant les achats. Prévois une organisation séparée pour la préparation, le maintien au chaud, les glacières et le service afin d’éviter les files d’attente.
Inspecte le site avant l’arrivée du public : vérifie les tentes, les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs à batterie et les accès. Fais ce contrôle le jour du montage, puis une dernière fois avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival médiéval ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et organiser les fournisseurs. Un festival plus grand ou soumis à plusieurs validations demande souvent davantage de délai.
Quand faut-il réserver le lieu et les fournisseurs ?: Réserve le lieu dès que la date est fixée, idéalement 4 à 6 mois à l’avance. Les fournisseurs, les tentes, les stands et le matériel audio devraient être confirmés au plus tard 8 à 12 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un festival médiéval ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le festival, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription pour pouvoir ajuster les achats et les repas.
Que vérifier la veille d’un festival médiéval ?: La veille, vérifie les costumes, les accessoires, le matériel de jeu, les badges, les jetons, les caisses et le déroulé imprimé. Contrôle aussi les boissons, les glacières, les piles rechargeables et les fournitures de cuisine pour éviter les achats urgents le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.