Mittelalterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und die Reservierung des Geländes zuerst. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Auflagen, Stromanschlüsse und Zeltflächen oft erst abgestimmt werden müssen.
• Bestätige Künstler, Lieferanten und Programm schriftlich, bevor du Einladungen verschickst. Lege für jeden Programmpunkt eine Uhrzeit und eine verantwortliche Person fest, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht nur in einer Liste, sondern mit einer festen Frist. Ein Abschluss 7 Tage vorher gibt dir genug Zeit, Essen, Geschirr und Sitzplätze realistisch zu planen.
• Bereite Kassen, Münzen, Namensschilder, Wegweiser und den Lageplan spätestens am Vortag vor. Gerade Kleinteile werden häufig vergessen, obwohl sie beim Einlass und an den Marktständen sofort gebraucht werden.
• Plane den Aufbau in einer festen Reihenfolge: zuerst Zelte und Strom, danach Markt- und Buffetflächen, anschließend Dekoration, Technik und Kühlung. Kontrolliere das Gelände mindestens 2 Stunden vor Beginn und teste Lautsprecher sowie Mikrofone mit geladenen Batterien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Mittelalterfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Location und Lieferanten. Programm, Künstler und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Was muss man bei einem Mittelalterfestival am Vortag vorbereiten?

Sortiere Kleidung, Requisiten, Spielmaterial und Dekoration, drucke Drehbuch, Lageplan und Wegweiser aus und bereite Kassen sowie Namensschilder vor. Kühlboxen und verderbliche Speisen kommen erst am Veranstaltungstag dazu.

Wie viele Helfer braucht ein Mittelalterfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Einlass, Kasse, Programm, Essen, Technik und Aufbau. Bei sechs Bereichen sind damit mindestens 6 feste Verantwortliche sinnvoll, zusätzlich zu Helfern für Stoßzeiten.

Wann sollte man Getränke und Essen für ein Mittelalterfestival einkaufen?

Kaufe haltbare Lebensmittel, Serviergeschirr und Verbrauchsmaterial 2 bis 3 Tage vorher. Getränke, Kühlboxen und warme Speisen bereitest du am Veranstaltungstag so spät wie möglich vor, idealerweise innerhalb der letzten 3 Stunden vor Beginn.

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