Menwedstrijd organiseren: een checklist die werkt
Een menwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours en een startlijst. Je regelt tegelijk de wedstrijdlocatie, vergunning, officials, dierenarts en hoefsmid, terwijl inschrijvingen en verkeersstromen doorlopen. Begin vroeg met het reglement, de verzekering en reserveringen; pas daarna kun je de startlijst, parkeerindeling en logistiek definitief maken. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste reservering tot koude dranken en hapjes op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Officials reserveren
Dierenarts reserveren
Hoefsmid reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst opstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Parcours uitzetten
3 personen
Verkeersplan maken
2 personen
Parkeerindeling maken
Leveringen bevestigen
Prijzen en linten bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Terrein maaien
2 personen
Toiletten controleren
Terrein openen
2 personen
Paddock afzetten
4 personen
Parcours controleren
3 personen
Hindernissen plaatsen
5 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijving inrichten
2 personen
Catering opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Publieksroute afzetten
2 personen
Parkeerplaats markeren
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Officials ontvangen
2 personen
Event
Paarden en aanspanningen keuren
3 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Omroep verzorgen
Ruitersbriefing geven
2 personen
Wedstrijdonderdeel dressuur begeleiden
5 personen
Wedstrijdonderdeel vaardigheid begeleiden
6 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Publiekszones controleren
2 personen
Wedstrijdonderdeel marathon begeleiden
7 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Los afval inzamelen
4 personen
Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Parcoursmaterialen verzamelen
5 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Wedstrijdterrein opleveren
2 personen
Uitslagen publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Jurytafelsaantal 3
- Kassatafel
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Aggregaat
Sportmateriaal
- Menhindernissenaantal 8
- Verkeerspionnenaantal 30
- Dressuurlettersaantal 8
- Meetlintenaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Startnummersaantal 30
- Scorebordenaantal 3
- Pionnenaantal 40
- Longeerlijnenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Terreinbordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Sponsorbannersaantal 8
- Prijsbekersaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Handwasbak
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
- Poetsdoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Hesjesaantal 15
- Zaklampenaantal 6
- Afzetlintaantal 6
- Hekkenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je het inschrijfformulier opent. Zo weten deelnemers vooraf welke proeven, voorwaarden en deadlines gelden en hoef je later minder aanmeldingen te corrigeren.
- Reserveer officials, een dierenarts en een hoefsmid ruim vóór de wedstrijddag. Controleer hun beschikbaarheid opnieuw zodra de inschrijvingen sluiten, samen met het definitieve tijdschema.
- Maak het verkeers- en parkeerplan vóór je de startlijst publiceert. Stem de route af op menwagens, deelnemersverkeer en bezoekers en gebruik verkeerspionnen en duidelijke bewegwijzering op de dag zelf.
- Controleer het parcours en alle sportmaterialen niet pas op de wedstrijddag. Leg menhindernissen, dressuurletters, meetlinten, stopwatches, startnummers en scoreborden minimaal één dag eerder klaar.
- Tel catering en stroom apart door. Zet koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers, geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen klaar en regel een aggregaat als de locatie geen betrouwbare stroom heeft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een menwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en het wedstrijdreglement. Reserveer officials, dierenarts en hoefsmid uiterlijk 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag.
- Wanneer moet de inschrijving voor een menwedstrijd sluiten?
- Laat de inschrijving meestal 2 tot 4 weken voor de wedstrijd sluiten. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen, de startlijst op te stellen en die te publiceren.
- Wanneer maak je de startlijst voor een menwedstrijd?
- Maak de startlijst nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en publiceer hem idealiter 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Plan daarna nog tijd voor correcties, vragen van deelnemers en het klaarleggen van startnummers.
- Hoeveel drank moet ik voorzien bij een menwedstrijd?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte duur en het weer. Zet water en andere dranken gekoeld klaar en houd extra voorraad achter de hand voor officials, vrijwilligers en deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!