Organiser un concours d'attelage sans rien oublier

Un concours d'attelage demande une préparation sportive, administrative et logistique qui commence bien avant l'arrivée des concurrents. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, de la réservation du site à la remise des prix. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : assurance, vétérinaire, circulation, alimentation et alimentation électrique. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier le matériel avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Réserver les officiels
Réserver un vétérinaire
Réserver le maréchal-ferrant
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Mettre en place le parcours
3 personnes
Établir le plan de circulation
2 personnes
Créer l’agencement du parking
Confirmer les livraisons
Commander les prix et les rubans
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tondre le terrain
2 personnes
Vérifier les toilettes
Ouvrir le site
2 personnes
Délimiter le paddock
4 personnes
Vérifier le parcours
3 personnes
Installer les obstacles
5 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place l’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Balisage du parcours du public
2 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueillir les officiels
2 personnes

Événement

Inspecter les chevaux et les attelages
3 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Gérer les annonces
Donner le briefing aux cavaliers
2 personnes
Encadrer l’épreuve de dressage
5 personnes
Accompagner l’épreuve de compétence
6 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Contrôler les zones du public
2 personnes
Encadrer l’épreuve marathon
7 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Reconduire les participants
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Collecter les déchets en vrac
4 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Rassembler le matériel du parcours
5 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le terrain de compétition
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables du juryqté 3
Table de caisse
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Groupe électrogène

Matériel de sport

Obstacles pour hommesqté 8
Plots de circulationqté 30
Lettres de dressageqté 8
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Numéros de départqté 30
Panneaux de scoreqté 3
Cônesqté 40
Longesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du siteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Bannières sponsorsqté 8
Coupesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Lave-mains

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Giletsqté 15
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 6
Barrièresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives dès que le lieu est réservé : demande d'autorisation, assurance et règlement doivent être prêts avant l'ouverture des inscriptions.
Réserve les officiels, le vétérinaire et le maréchal-ferrant plusieurs semaines à l'avance. Sans ces personnes confirmées, le programme peut être impossible à maintenir.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir la liste de départ, recueillir les besoins alimentaires et publier les horaires. Prévois une dernière vérification des changements la veille.
Dessine le plan de circulation et du parking avant l'installation du parcours. Les plots, cônes et panneaux doivent guider séparément les concurrents, les spectateurs et les livraisons.
Teste l'électricité et la sonorisation avant l'arrivée du public. Vérifie les rallonges, multiprises, microphones et le groupe électrogène, puis mets les boissons au frais et prépare les en-cas le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer l'organisation d'un concours d'attelage ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l'assurance, les officiels et les prestataires spécialisés sont les premiers éléments à confirmer.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'attelage ?: Ouvre les inscriptions dès que le règlement, le lieu et les conditions de participation sont validés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant la publication de la liste de départ.
Combien de temps avant faut-il publier la liste de départ ?: Publie une première liste 3 à 5 jours avant l'épreuve, puis vérifie les forfaits et modifications la veille. Prépare aussi les numéros de départ et les panneaux de score avant l'accueil des concurrents.
Que vérifier la veille d'un concours d'attelage ?: Contrôle le parcours, la circulation, le parking, les obstacles, les chronomètres et toute la sonorisation. Confirme aussi les livraisons, les prévisions météo, les boissons, les en-cas et la présence du vétérinaire et du maréchal-ferrant.

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