Zo organiseer je een meidenkamp zonder last-minute stress

Begin een meidenkamp niet met versiering of activiteiten, maar met de deelnemerslijst en de praktische randvoorwaarden. Verzamel na de uitnodiging meteen toestemmingsformulieren, dieetwensen en medische gegevens. Werk daarna pas het programma, de slaapindeling en de boodschappen uit. Plan de laatste voorbereidingen zo dat materialen, koelboxen, groepsmappen en de ontvangsttafel vóór aankomst klaarstaan; juist daar ontstaat meestal vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Medische gegevens controleren
2 personen
6
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Programma uitwerken
3 personen
9
Slaapindeling maken
2 personen
10
Paklijst versturen
11
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
12
Boodschappen bestellen
2 personen
13
EHBO-koffer controleren
14
Noodnummers printen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Materialen sorteren
3 personen
17
Boodschappen ophalen
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Groepsmappen klaarleggen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Slaapruimtes inrichten
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
27
Huisregels toelichten
3 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
29
Welkomstactiviteit begeleiden
4 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Diner voorbereiden
4 personen
32
Diner serveren
5 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondspel begeleiden
4 personen
35
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
36
Avondprogramma begeleiden
4 personen
37
Avondronde uitvoeren
3 personen
38
Ontbijt voorbereiden
4 personen
39
Ontbijt serveren
4 personen
40
Ochtendactiviteit begeleiden
4 personen
41
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
42
Lunch uitdelen
3 personen
43
Middagactiviteit begeleiden
5 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Avondmaaltijd serveren
5 personen
46
Creatieve avond begeleiden
4 personen
47
Nachtwacht indelen
2 personen
48
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
49
Slaapruimtes laten opruimen
4 personen
50
Slotactiviteit begeleiden
4 personen
51
Bagage verzamelen
3 personen
52
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

53
Locatie opruimen
5 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
57
Materialen inventariseren
2 personen
58
Koelboxen leegmaken
2 personen
59
Overgebleven eten opslaan
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Wasgoed wassen
2 personen
62
Verloren voorwerpen afhandelen
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 45
Mokkenaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Slingerverlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 10
Pionnenaantal 20
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 8
Brandblusdekensaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 14 dagen voor het kamp. Dan houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, ontbrekende toestemmingsformulieren na te vragen en de deelnemerslijst definitief te maken.
Controleer medische gegevens en dieetwensen voordat je boodschappen bestelt. Noteer bijzonderheden in de groepsmap en zorg dat de verantwoordelijke begeleiders weten waar die informatie ligt.
Maak het programma pas nadat reserveringen en de locatie zijn bevestigd. Zet activiteiten afgewisseld met eetmomenten en rust, en leg sportmateriaal zoals ballen, een volleybalnet en hoepels per onderdeel bij elkaar.
Stuur de paklijst uiterlijk 7 dagen vooraf en vermeld ook wat deelnemers niet zelf hoeven mee te nemen. Zo voorkom je dubbele spullen en kun je ontbrekende kampspullen, servies en keukenmateriaal nog inkopen.
Richt de locatie in vóór de eerste deelnemer arriveert. Zet slaapruimtes, tafels, stoelen, kapstokken en de ontvangsttafel klaar; vul koelboxen, test speakers en verlichting en leg naamkaartjes bij de registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meidenkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de uitnodigingen en reserveringen. Plan de definitieve deelnemerslijst, slaapindeling en boodschappen uiterlijk 14 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een meidenkamp verzamelen?: Vraag ze tegelijk met de aanmelding op en stel een uiterste inleverdatum van 14 dagen vóór het kamp. Controleer daarna per deelnemer of toestemming, medische gegevens en dieetwensen compleet zijn.
Hoe maak je een slaapindeling voor een meidenkamp?: Maak de indeling zodra het aantal deelnemers definitief is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Houd rekening met beschikbare slaapplaatsen, leeftijd, afspraken van ouders en eventuele medische of praktische aandachtspunten.
Wanneer doe je de boodschappen voor een meidenkamp?: Bestel houdbare boodschappen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Vul koelboxen pas vlak voor vertrek met voldoende koelelementen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.