Mädchenlager organisieren: ein Ablauf, der funktioniert
Bei einem Mädchenlager entscheidet die Vorbereitung darüber, ob vor Ort Ruhe bleibt. Beginne mit Anmeldungen, Einverständniserklärungen und medizinischen Angaben, bevor du Programm und Schlafplätze festlegst. Danach folgen Reservierungen, Einkäufe und die Zuordnung der Materialien. Am Anreisetag brauchst du einen klaren Empfang, vollständige Gruppenmappen und vorbereitete Schlafräume. Der Plan bündelt 63 Aufgaben und 43 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 3
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
- 6
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Programm ausarbeiten
3 Personen
- 9
Schlafplätze einteilen
2 Personen
- 10
Packliste verschicken
- 11
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
- 12
Einkäufe bestellen
2 Personen
- 13
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
- 14
Notrufnummern ausdrucken
- 15
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 16
Materialien sortieren
3 Personen
- 17
Einkäufe abholen
2 Personen
- 18
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 19
Gruppenmappen bereitlegen
2 Personen
Event
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Schlafräume einrichten
4 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 24
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 25
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 26
Gepäck zu den Schlafräumen bringen
4 Personen
- 27
Hausregeln erläutern
3 Personen
- 28
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
- 29
Willkommensaktivität begleiten
4 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Abendessen vorbereiten
4 Personen
- 32
Abendessen servieren
5 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Abendspiel begleiten
4 Personen
- 35
Abendsnacks bereitlegen
2 Personen
- 36
Abendprogramm betreuen
4 Personen
- 37
Abendrunde durchführen
3 Personen
- 38
Frühstück vorbereiten
4 Personen
- 39
Frühstück servieren
4 Personen
- 40
Morgenaktivität begleiten
4 Personen
- 41
Lunchpakete vorbereiten
3 Personen
- 42
Mittagessen austeilen
3 Personen
- 43
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
- 44
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 45
Abendessen servieren
5 Personen
- 46
Kreativen Abend betreuen
4 Personen
- 47
Nachtwache einteilen
2 Personen
- 48
Frühstück und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
- 49
Schlafräume aufräumen lassen
4 Personen
- 50
Abschlussaktivität begleiten
4 Personen
- 51
Gepäck sammeln
3 Personen
- 52
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Veranstaltungsort aufräumen
5 Personen
- 54
Abfall sammeln
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Schlafräume reinigen
4 Personen
- 57
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 58
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Wäsche waschen
2 Personen
- 62
Fundgegenstände bearbeiten
- 63
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- BestecksetsAnz. 45
- TassenAnz. 40
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
- LichtergirlandeAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 3
- Volleyballnetz
- VolleyballsAnz. 3
- ReifenAnz. 8
- SpringseileAnz. 10
- KegelAnz. 20
- SpielkartenAnz. 6
- BrettspieleAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 8
- WarnwestenAnz. 8
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sammle Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und medizinische Daten nicht erst beim Empfang. Setze für alle Unterlagen eine Frist von mindestens 7 Tagen vor Beginn und prüfe die Teilnehmerliste danach noch einmal.
- Plane Schlafplätze erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Halte pro Person einen festen Schlafplatz fest und berücksichtige besondere Bedürfnisse in der Einteilung.
- Schicke die Packliste spätestens 10 Tage vor dem Lager. Weise ausdrücklich auf persönliche Medikamente und wettergerechte Kleidung hin – beides wird häufig zu spät besorgt oder vergessen.
- Kaufe verderbliche Lebensmittel und Kühlelemente so ein, dass Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt gefüllt werden. Prüfe Erste-Hilfe-Koffer und ausgedruckte Notrufnummern spätestens am Vortag.
- Richte den Empfangstisch vor dem Öffnen der Location ein und lege Namensschilder, Teilnehmerliste und Gruppenmappen dorthin. Plane für die Registrierung etwa 3 Minuten pro Teilnehmerin ein, damit keine Schlange entsteht.
Häufige Fragen
- Wann sollte man die Einladungen für ein Mädchenlager verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lager. So bleiben mindestens 3 Wochen für Rückmeldungen und anschließend noch 7 Tage, um Unterlagen und Daten zu prüfen.
- Wie lange vorher müssen Einverständniserklärungen vorliegen?
- Lege eine verbindliche Frist von 7 Tagen vor Beginn fest. Fehlende Erklärungen solltest du spätestens 3 Tage vorher nachfordern, nicht erst bei der Anreise.
- Wann sollte man die Schlafplätze im Mädchenlager einteilen?
- Teile die Schlafplätze ein, sobald die Teilnehmerliste fast vollständig ist, am besten 5 bis 7 Tage vorher. So kannst du Besonderheiten berücksichtigen und die Räume vor der Ankunft vorbereiten.
- Was muss am Tag vor dem Mädchenlager erledigt sein?
- Am Vortag sollten Einkäufe abgeholt, Materialien sortiert, Erste-Hilfe-Koffer geprüft und Notrufnummern ausgedruckt sein. Auch Kühlboxen, Gruppenmappen und Namensschilder sollten dann bereitliegen.
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