Organiser un camp de filles, étape par étape

Un camp de filles se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commence par les inscriptions, les autorisations et les informations médicales avant de réserver le lieu ou de fixer le programme. Ensuite, organise les couchages, les repas, le matériel d’activités et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les numéros d’urgence, les glacières et la répartition des couchages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier les données médicales
2 personnes
6
Établir la liste des participants
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Élaborer le programme
3 personnes
9
Établir la répartition des couchages
2 personnes
10
Envoyer la liste de colisage
11
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
12
Commander les courses
2 personnes
13
Vérifier la trousse de premiers secours
14
Imprimer les numéros d'urgence
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Trier les matériaux
3 personnes
17
Récupérer les courses
2 personnes
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Préparer les dossiers de groupe
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Aménager les espaces de couchage
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes
25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
27
Expliquer le règlement intérieur
3 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
29
Animer l'activité d'accueil
4 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer le dîner
4 personnes
32
Servir le dîner
5 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Animer le jeu du soir
4 personnes
35
Préparer les encas du soir
2 personnes
36
Encadrer le programme du soir
4 personnes
37
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
38
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
39
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
40
Encadrer l’activité du matin
4 personnes
41
Préparer les paniers-repas
3 personnes
42
Distribuer le déjeuner
3 personnes
43
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Servir le dîner
5 personnes
46
Animer la soirée créative
4 personnes
47
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
48
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
49
Faire ranger les espaces de sommeil
4 personnes
50
Animer l’activité de clôture
4 personnes
51
Rassembler les bagages
3 personnes
52
Faire le check-out des participants
3 personnes

Suivi

53
Ranger le lieu
5 personnes
54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
57
Inventorier le matériel
2 personnes
58
Vider les glacières
2 personnes
59
Stocker les restes
2 personnes
60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
61
Laver le linge
2 personnes
62
Gérer les objets perdus
63
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 4
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couvertsqté 45
Tassesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16

Équipement

Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 3
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 20
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions assez tôt pour avoir le temps de collecter les autorisations, les données médicales et les besoins alimentaires avant les réservations définitives.
Prépare la répartition des couchages au moins une semaine avant l’arrivée, puis envoie la liste de colisage avec les vêtements, les affaires de nuit et les équipements à prévoir.
Commande les courses et le matériel d’activités après avoir établi la liste des participantes. Prévois les repas en tenant compte des allergies et des régimes signalés dans les formulaires.
Le jour J, ouvre le lieu avant l’arrivée du groupe : installe les tables, les chaises, les espaces de couchage, la table d’accueil et les badges nominatifs.
Regroupe le matériel par activité dans des bacs de rangement. Vérifie aussi les glacières, les pains de glace, les thermos, les lanternes LED et la trousse de premiers secours avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp de filles ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant le camp. Ce délai laisse environ 2 à 3 semaines pour les inscriptions et les autorisations, puis plusieurs semaines pour finaliser les réservations et les achats.
Quand demander les autorisations parentales ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite au plus tard 3 semaines avant le départ. Vérifie à ce moment les données médicales et les besoins alimentaires de chaque participante.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le lieu ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des participantes. Il faut installer les couchages, les tables et les chaises, la table d’accueil, les badges, la décoration et le matériel des activités.
Quand préparer la répartition des couchages ?: Établis-la 7 jours avant le camp, après la clôture des inscriptions. Garde une version imprimée dans les dossiers de groupe et vérifie-la à l’ouverture du lieu.

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