Meezingmiddag organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een meezingmiddag staat of valt met een goed muziekprogramma, verstaanbare techniek en een zaal waarin mensen makkelijk kunnen meedoen. Begin met datum en locatie, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk toe naar een definitieve gastenlijst. Plan muziekbestanden, liedteksten, microfoons en geluidsproef ruim vooraf. Op de dag zelf richt je eerst de zaal en podiumhoek in, test je het geluid en zet je pas daarna buffet, dranktafel en aanmeldtafel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Leveringen en boodschappen plannen
Muziekbestanden verzamelen
Liedteksten afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumhoek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Liedteksten op tafels leggen
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Eerste zangronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Tweede zangronde begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Verzoeknummers verzamelen
Derde zangronde begeleiden
2 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Podiumelementenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 70
Pennenaantal 12

Catering

Liedtekstenaantal 70
Programmaboekjesaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Tips

Maak het muziekprogramma uiterlijk twee weken vooraf definitief. Verzamel de muziekbestanden op één laptop en druk de liedteksten op tijd af, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te zoeken of te printen.
Plan de geluidsproef minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Test beide microfoons, de actieve speakers, audiomixer, laptop, verlengkabels en stekkerdozen met de opstelling waarin ze echt gebruikt worden.
Zet de aanmeldtafel bij de ingang en leg naambadges daar op alfabetische volgorde klaar. Houd de definitieve gastenlijst en een overzicht van dieetwensen binnen handbereik.
Koel dranken minstens 3 uur voor aanvang en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Richt buffet en dranktafel gescheiden in, zodat een rij voor koffie niet de aanmelding blokkeert.
Reserveer na afloop minimaal 45 minuten voor afbouw. Controleer eerst microfoons, speakers, mixer en laptop, verzamel daarna servies en keukenmateriaal en haal pas als laatste versiering, tafelkleden en podiumelementen weg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een meezingmiddag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de middag de aanmeldingen, dieetwensen en definitieve gastenlijst kunt verwerken.
Wanneer moet ik de liedteksten voor een meezingmiddag afdrukken?: Maak de selectie en controleer de muziekbestanden ongeveer 2 weken vooraf. Druk de liedteksten uiterlijk 2 dagen voor de meezingmiddag af en leg ze op de tafels zodra de zaal is ingericht.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het geluid voor een meezingmiddag te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor de ontvangst voor het aansluiten en testen. Controleer microfoons, microfoonstandaards, actieve speakers, audiomixer, laptop en alle kabels met iemand die het programma kent.
Wanneer moet ik de dranken koelen en hapjes voorbereiden?: Zet dranken minstens 3 uur vooraf in koelboxen of koeling. Bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf voor en zet buffet en dranktafel pas klaar nadat tafels, stoelen en de podiumhoek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.