Organiser une après-midi chantante sans rien oublier

Une après-midi chantante se prépare comme un petit spectacle, avec un accueil simple et un buffet facile à gérer. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le programme musical avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent à prévoir les paroles, les badges, les boissons et les besoins alimentaires. Le jour même, réserve assez de temps pour tester les microphones, raccorder le matériel audio et installer les tables avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme musical
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Planifier les livraisons et les courses
Rassembler les fichiers musicaux
Imprimer les paroles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le coin scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Déposer les paroles sur les tables
2 personnes
Installer la table d’inscription
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer le premier tour de chant
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Animer le deuxième tour de chant
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Recueillir les morceaux demandés
Animer la troisième manche de chant
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’inscription
Éléments de scèneqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 12

Catering

Parolesqté 70
Brochures du programmeqté 70
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Conseils

Prévois le programme musical au moins 2 semaines avant l’événement. Rassemble ensuite tous les fichiers audio au même endroit et vérifie que chaque morceau fonctionne sur l’ordinateur prévu.
Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’après-midi chantante. Tu auras ainsi le temps d’établir la liste définitive, de préparer les badges et d’adapter les achats aux besoins alimentaires.
Imprime les paroles avant le jour J et dépose-les sur les tables avant l’ouverture. Prépare quelques exemplaires supplémentaires, car les feuilles perdues ou renversées sont fréquentes.
Refroidis les boissons au moins 4 heures à l’avance et installe le buffet ainsi que la table des boissons avant l’arrivée du public. Pour le café et l’eau chaude, prévois les thermos et les machines dès l’installation.
Ouvre le lieu au moins 2 heures avant le début. Ce délai permet de vérifier les espaces, placer les chaises, aménager le coin scène, raccorder les microphones et tester la musique sans invités dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une après-midi chantante ?: Prévois 2 à 3 semaines pour confirmer le lieu, établir le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 5 derniers jours pour les achats, les paroles, les badges et la préparation technique.
Quand envoyer les invitations pour une après-midi chantante ?: Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Indique une date limite d’inscription située 5 à 7 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer le matériel audio ?: Réserve au moins 60 à 90 minutes pour raccorder le mixeur, les microphones, les pieds de micro, l’ordinateur et les rallonges. Ajoute un test complet de 15 minutes avec les fichiers musicaux utilisés pendant l’après-midi.
Quand préparer les boissons et le buffet ?: Achète les boissons et les aliments 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons au moins 4 heures avant l’accueil. Installe le buffet et la table des boissons 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.