Checklist para una tarde de canto colectivo
Una tarde de canto colectivo necesita más coordinación que una reunión con música de fondo. Hay que cerrar fecha y lugar, preparar el repertorio, controlar las inscripciones y dejar listas las letras, el sonido y la zona de registro. El día del encuentro, reserva tiempo para probar micrófonos y altavoces antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne 48 tareas y 41 materiales para avanzar en el orden adecuado y evitar compras, impresiones o conexiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Preparar el programa musical
2 personas
Comprobar los derechos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Planificar entregas y compras
Reunir archivos de música
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar la zona del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Colocar las letras de las canciones en las mesas
2 personas
Preparar la mesa de registro
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir café y té
3 personas
Dar la bienvenida
Guiar la primera ronda de canto
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Guiar la segunda ronda de canto
2 personas
Servir la cena
4 personas
Recopilar solicitudes de canciones
Dirigir la tercera ronda de canto
2 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Elementos del escenariocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharillascant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Credencialescant. 70
- Bolígrafoscant. 12
Catering
- Letra de las cancionescant. 70
- Programascant. 70
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Consejos
- Cierra el programa musical antes de imprimir las letras. Deja una copia por persona o una por cada asiento y guarda también los archivos en el portátil que usarás durante la actividad.
- Fija una fecha límite para las inscripciones, idealmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes preparar la lista definitiva, las acreditaciones, las preferencias dietéticas y las cantidades del buffet sin hacer cálculos provisionales.
- Haz una prueba completa de sonido al menos 60 minutos antes de abrir el lugar. Comprueba micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y regletas con la misma configuración que usarás durante el canto.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes del montaje final. Coloca el buffet y la mesa de bebidas en una zona separada del escenario para evitar cruces mientras la gente busca su sitio.
- Asigna una persona al registro y otra al sonido durante los primeros 15 minutos. La mesa de registro, las acreditaciones y las letras deben estar listas antes de abrir las puertas, no mientras llegan los primeros participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una tarde de canto colectivo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder confirmar invitados, preferencias dietéticas, compras y acreditaciones.
- ¿Cuántas letras de canciones hay que imprimir?
- Prepara una copia por participante y entre 2 y 3 copias extra para sustituciones o pérdidas. Ten además los archivos musicales reunidos en el portátil, incluso si vas a trabajar principalmente con material impreso.
- ¿Con cuánta antelación hay que probar el equipo de sonido?
- Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de abrir el lugar. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable y conexión con el programa musical que se utilizará durante la tarde.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el buffet?
- Haz la compra y revisa las cantidades entre 2 y 3 días antes; enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día. Monta la mesa del buffet y la de bebidas después de colocar mesas, sillas y letras, pero antes de recibir a los invitados.
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