Checklist voor een goed georganiseerde meezingavond

Een meezingavond staat of valt met voorbereiding van programma, teksten en geluid. Leg de datum en locatie eerst vast, verwerk daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Plan extra tijd voor het testen van microfoons, speakers, afspeellijst en beamer: verstaanbaarheid bepaalt of iedereen kan meedoen. Op de dag zelf richt je eerst de zaal, garderobe en buffettafels in en zet je de hapjes en gekoelde dranken pas daarna klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reservering van locatie vastleggen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Meezingteksten verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Techniek en microfoons testen
2 personen
Meezingteksten afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Afspeellijst en teksten klaarzetten
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Naam- en teksttafels plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma en teksten uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Meezingavond openen
Muziek en teksten bedienen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet en tafels bijwerken
2 personen
Laatste zangronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan of weggooien
2 personen
Teksten en materialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Muziekstandaardaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
HDMI-kabel
USB-stick
Beamer
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Koks messenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 6
Verlengbare lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Theedoekenaantal 10
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en vraag een uiterste aanmelddatum van ongeveer één week voor de avond. Zo kun je het aantal stoelen, glazen, teksten en hapjes gericht bepalen.
Zet het muziekprogramma minstens één week vooraf vast en verzamel per nummer de meezingtekst. Print enkele extra exemplaren en bewaar de digitale versie op zowel een laptop als USB-stick.
Test de geluidsinstallatie twee tot drie dagen vooraf met beide microfoons, speakers en het mengpaneel. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen apart; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak bij de opbouw.
Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor openen, controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet en garderobe inrichten en versiering ophangen. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor een volledige geluidstest met de eerste nummers.
Koel de dranken enkele uren vooraf en zet water zichtbaar bij de zitplaatsen. Richt het buffet in met serveerschalen en -tangen en controleer vóór aankomst van de gasten of koffie, glazen, borden en bestek beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een meezingavond organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je boodschappen en indeling kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een meezingavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de zaal, het buffet, de garderobe, de verlichting en de apparatuur. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een test met microfoons, speakers, afspeellijst en geprojecteerde teksten.
Wanneer moet ik de meezingteksten afdrukken?: Druk de teksten uiterlijk 1 of 2 dagen vooraf af, nadat het muziekprogramma definitief is. Maak enkele extra sets en houd de digitale bestanden op een laptop en USB-stick beschikbaar.
Hoe voorkom ik technische problemen tijdens een meezingavond?: Test alle apparatuur 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer microfoons, kabels, stekkerdozen, HDMI-aansluiting, speakers en reservebatterijen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.