Mitsingabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Mitsingabend braucht mehr Vorbereitung als eine Playlist und ein paar Mikrofone. Du musst früh den Ort bestätigen, das Musikprogramm und die Mitsingtexte zusammenstellen und die Anmeldungen einschließlich Ernährungswünschen im Blick behalten. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Technik, Projektion, Getränke und Sitzplätze wirklich funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Locationreservierung festlegen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Mitsingtexte sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
Mitsingtexte ausdrucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Playlist und Texte bereitlegen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Namens- und Texttafeln aufstellen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Programm und Texte verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Singabend eröffnen
Musik und Texte bedienen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Buffet und Tische auffrischen
2 Personen
Letzte Gesangsrunde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Anlage ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste lagern oder entsorgen
2 Personen
Texte und Materialien verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- GarderobenständerAnz. 2
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- Laptop
- NotenständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
- HDMI-Kabel
- USB-Stick
- Beamer
- Projektionsleinwand
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
- Verlängerbare LampenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 10
- HandtücherAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Kläre dabei auch, wann du Zugang bekommst und wie viele Tische, Stühle und Garderobenplätze tatsächlich vorhanden sind.
- Stelle das Musikprogramm mindestens 2 Wochen vorher zusammen und bereite die Mitsingtexte rechtzeitig vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare aus und speichere Playlist und Texte zusätzlich auf einem USB-Stick.
- Teste Mikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und HDMI-Kabel nicht erst beim Einlass. Plane mindestens 60 Minuten für einen vollständigen Techniktest mit Ton und projizierten Texten ein.
- Kühle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle haltbare Snacks bereit, bevor die Gäste eintreffen. Für Kaffee brauchst du neben Tassen auch Kannen oder Thermoskannen sowie einen Wasserkocher.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Toiletten und Räume, stelle dann Tische, Stühle, Buffet und Garderobe auf und prüfe abschließend Licht, Kabelwege und Mikrofonbatterien.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Mitsingabend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Musikprogramm, Texte und Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Mitsingabends?
- Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Buffet, Garderobe, Dekoration und Technik ein. Für den Ton- und Beamer-Test solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten reservieren.
- Wie viele Mitsingtexte muss ich ausdrucken?
- Drucke pro erwarteter Person ein Exemplar und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind das beispielsweise 44 Textsammlungen, damit auch verlorene oder beschädigte Exemplare ersetzt werden können.
- Wann soll ich Getränke und Snacks für den Mitsingabend vorbereiten?
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag so früh wie möglich, damit sie vor dem Einlass ausreichend kalt sind. Snacks kannst du teilweise vorher bereitstellen und empfindliche Speisen in den letzten 60 bis 90 Minuten vorbereiten.
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