Checklist para organizar una noche de canto
Una noche de canto necesita más preparación que una simple reunión: hay que coordinar el programa, las letras, las inscripciones y el equipo de sonido. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerrados los detalles de comida y preferencias dietéticas antes de comprar. Durante el montaje, reserva tiempo para probar micrófonos, altavoces y proyector, no solo para conectarlos. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico para que el grupo pueda cantar desde el primer minuto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar la reserva del lugar
Preparar el programa musical
2 personas
Recopilar los textos para cantar juntos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
Imprimir las letras para cantar
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Preparar la lista de reproducción y los textos
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Colocar mesas de nombres y textos
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir el programa y los textos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir la velada de canto
Controlar la música y las letras
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Actualizar el bufé y las mesas
2 personas
Anunciar la ronda final de canto
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar o tirar los restos
2 personas
Guardar textos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Atril para partiturascant. 2
- Cables alargadorescant. 5
- Regletascant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Cable HDMI
- Memoria USB
- Proyector
- Pantalla de proyección
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Soportes para cartas del menúcant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Lámparas extensiblescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de cocinacant. 10
- Toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la reserva con varias semanas de antelación. Después envía las invitaciones y fija una fecha límite para las inscripciones, por ejemplo, 7 días antes del encuentro.
- Prepara el repertorio y recopila las letras antes de imprimirlas. Ten una copia digital en el portátil o en una memoria USB y coloca las partituras en un atril para no depender de hojas sueltas.
- Haz una prueba completa del sonido al menos 2 horas antes de recibir al grupo. Comprueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y las baterías de repuesto.
- Compra la comida después de confirmar el número de asistentes y sus restricciones. Enfría las bebidas con tiempo y deja listos los aperitivos no perecederos el día anterior.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir y montar el espacio: revisa los baños, coloca mesas y sillas, prepara el buffet, organiza el guardarropa y comprueba la iluminación antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la fecha, reservar el lugar y preparar el programa musical. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, para poder calcular la compra y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se deben probar los micrófonos y los altavoces?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba también el portátil, la mesa de mezclas, los cables, el proyector y las baterías de repuesto.
- ¿Cuántas copias de las letras hay que imprimir?
- Imprime una copia por participante inscrito y prepara entre 2 y 5 copias adicionales para pérdidas o cambios de última hora. Guarda además el repertorio en formato digital, por si necesitas reimprimirlo.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el lugar?
- Calcula al menos 90 minutos para revisar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el buffet, preparar el guardarropa, colgar la decoración e instalar el sonido y la iluminación.
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