Checklist voor een goed georganiseerde meditatiedag
Een meditatiedag vraagt vooral om rust in de voorbereiding. Leg eerst de locatie, het programma en de begeleiders vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Plan voldoende tijd voor het inrichten van de meditatieruimte, het testen van muziek en microfoon en het klaarzetten van thee, koffie en de maaltijd. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de ontvangst en de openingsmeditatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Meditatieprogramma vastleggen
2 personen
Begeleiders bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
Programma afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Meditatieruimte inrichten
3 personen
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Thee en koffie voorbereiden
2 personen
Maaltijd voorbereiden
3 personen
Rustige achtergrondmuziek testen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingsmeditatie begeleiden
Ademhalingsoefening begeleiden
Theepauze verzorgen
2 personen
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
Mindfulnesssessie begeleiden
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Geleide visualisatie begeleiden
Reflectiemoment begeleiden
2 personen
Avondstilte aankondigen
Slotmeditatie begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kussens en dekens verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Klaptafelsaantal 8
- Ontvangsttafel
- Schoenenrekkenaantal 2
- Kleedruimtebankjesaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 45
- Theeglazenaantal 45
- Waterglazenaantal 45
- Dinerbordenaantal 45
- Soepkommenaantal 45
- Besteksetsaantal 45
- Serveerschalenaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Waterkokeraantal 3
- Thermoskannenaantal 5
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Meditatiekussensaantal 40
- Meditatiematjesaantal 40
- Dekensaantal 40
- Oogkussentjesaantal 40
- Kleedjesaantal 6
- Flip-overbord
- Flip-overvellen
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 2
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra je het programma en het verwachte aantal deelnemers kent. Controleer uiterlijk één week vooraf opnieuw welke ruimtes, stoelen, kussens en tafels beschikbaar zijn.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef ze uiterlijk 3 dagen voor de meditatiedag door aan degene die de maaltijd voorbereidt. Label dieetmaaltijden apart voordat deelnemers arriveren.
- Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor openen, ventileren en inrichten. Zet meditatiekussens, matjes, dekens en oogkussentjes op hun plaats voordat je de ontvangsttafel klaarmaakt.
- Test muziek, microfoon, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Leg een alternatief klaar als de achtergrondmuziek of microfoon niet werkt.
- Maak thee en koffie zo dat ze tijdens de eerste pauze direct beschikbaar zijn: vul thermoskannen en controleer water, kopjes, glazen en waterkannen minstens 20 minuten vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een meditatiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de begeleiders. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de dag, zodat je deelnemers en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een meditatieruimte klaar te zetten?
- Reken op minimaal 90 minuten voor ventileren, stoelen en kussens plaatsen, matjes neerleggen en apparatuur testen. Reserveer daarnaast 20 tot 30 minuten voor ontvangsttafel, thee, koffie en water.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een meditatiedag verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Controleer de lijst nog één keer 3 dagen voor de maaltijd en label afwijkende maaltijden afzonderlijk.
- Hoeveel meditatiekussens en matjes heb ik nodig?
- Voorzie per deelnemer één zitplaats en voeg 2 tot 3 extra kussens en matjes toe voor late aanmeldingen of vervanging. Leg ook enkele dekens en oogkussentjes klaar, zodat deelnemers niet hoeven te wachten tijdens een oefening.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!