Organiser une journée de méditation sans rien oublier
Une journée de méditation demande une préparation calme et structurée : le lieu, les inscriptions, le programme et les repas doivent être prêts avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, des premières réservations à l’accueil des participants. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, l’aération de la salle, les coussins, l’eau et le test du matériel audio.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Consigner le programme de méditation
2 personnes
Confirmer les accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les réservations
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
Imprimer le programme
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Aménager la salle de méditation
3 personnes
Installer les chaises et les coussins
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le thé et le café
2 personnes
Préparer le repas
3 personnes
Tester une musique d'ambiance douce
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Animer la méditation d’ouverture
Animer un exercice de respiration
Organiser la pause thé
2 personnes
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
Animer une séance de pleine conscience
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Animer la visualisation guidée
Animer le moment de réflexion
2 personnes
Annoncer le silence du soir
Animer la méditation de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les coussins et les couvertures
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Éteindre l’équipement
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 45
- Tables pliantesqté 8
- Table d’accueil
- Porte-chaussuresqté 2
- Bancs de vestiaireqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verres à théqté 45
- Verres à eauqté 45
- Assiettes de dînerqté 45
- Bol à soupeqté 45
- Couvertsqté 45
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Bouilloireqté 3
- Thermosqté 5
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Glacièresqté 3
Décoration
- Coussins de méditationqté 40
- Tapis de méditationqté 40
- Couverturesqté 40
- Coussinets pour les yeuxqté 40
- Couverturesqté 6
- Panneau de paperboard
- Feuilles de paperboard
- Marqueursqté 12
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis confirmez l’accès, les horaires d’ouverture et l’aménagement possible de la salle. Prévoyez assez d’espace pour les chaises, les tapis et les coussins de méditation.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la journée. Étiquetez séparément les repas spéciaux afin d’éviter les erreurs au moment du service.
- Finalisez le programme au moins 10 jours avant l’événement et imprimez-en une copie par participant, plus 5 exemplaires supplémentaires. Indiquez clairement les temps de méditation, de respiration, de repas et de pause thé.
- Arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour aérer les espaces, installer l’accueil, les chaises, les coussins et le porte-chaussures. Placez aussi des carafes d’eau visibles : les participants oublient souvent de boire pendant une pratique silencieuse.
- Testez l’enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe. Préparez le thé et le café au plus tard 15 minutes avant la pause, avec des tasses, des verres et suffisamment de thermos pour éviter une file d’attente.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée de méditation ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu et confirmer les accompagnateurs. Finalisez les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme environ 10 jours avant, puis faites une dernière vérification 7 jours avant.
- Combien de participants prévoir pour une journée de méditation ?
- Le nombre dépend surtout de la surface disponible pour les tapis, les coussins et les chaises. Gardez environ 1 mètre carré par personne pour une installation confortable et ajoutez 5 places si vous attendez encore des inscriptions tardives.
- Que prévoir pour le repas d’une journée de méditation ?
- Prévoyez un repas par participant, une portion supplémentaire pour 5 à 10 personnes, ainsi que de l’eau, du thé et du café. Recueillez les allergies et régimes au moins 7 jours avant, puis séparez et étiquetez les repas concernés.
- À quelle heure installer la salle de méditation ?
- Ouvrez le lieu 60 à 90 minutes avant l’accueil. Comptez environ 30 minutes pour aérer et installer les chaises, tapis, coussins et couvertures, puis 15 minutes pour tester la musique, le microphone et la table d’accueil.
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