Mbo open dag organiseren: checklist van planning tot afronding

Een mbo open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen openzetten. Je moet bezoekers vooraf informeren, het programma uitvoerbaar maken en op de dag zelf registratie, rondleidingen, proeflessen en techniek op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, welke informatie je tijdig verzamelt en wat vaak pas op het laatste moment wordt ontdekt. Denk vooral aan studentambassadeurs, bewegwijzering, presentaties, dieetwensen en een werkende internet- en stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en lokalen selecteren
2 personen
Voorlichtingsonderwerpen bepalen
3 personen
Open dag online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scholen en decanen informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Rondleidingen inplannen
2 personen
Proeflessen inplannen
3 personen
Docenten voor lokalen indelen
2 personen
Studentambassadeurs inroosteren
2 personen
Catering reserveren
Materialen voor demonstraties verzamelen
4 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties controleren
3 personen
Laptops en schermen testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratielijsten afdrukken
Infomappen samenstellen
4 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Lokalen opruimen
4 personen
Informatiebalies opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
3 personen
Presentatieruimtes inrichten
4 personen
Praktijkl lokalen inrichten
6 personen
Demonstratiematerialen klaarzetten
5 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
4 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Infomappen uitdelen
2 personen
Bezoekers naar lokalen verwijzen
4 personen
Rondleidingen begeleiden
5 personen
Voorlichtingspresentaties geven
4 personen
Proeflessen begeleiden
8 personen
Praktijkdemonstraties uitvoeren
8 personen
Vragen over opleidingen beantwoorden
6 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Technische storingen oplossen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Registratiebalie sluiten
2 personen
Demonstratiematerialen verzamelen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankmail naar bezoekers sturen
Opvolgvragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratiebaliesaantal 3
Informatietafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 4
Projectieschermenaantal 4
Presentatieschermenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
USB-sticksaantal 6
Wifi-versterkersaantal 4

Decoratie

Schoolvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 3
Decoratieve plantenaantal 12
Infopostersaantal 30
Programmabordenaantal 8
Pijlbordenaantal 24
Whiteboardsaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Serveerpannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Koffielepelsaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programmaonderdelen pas definitief vast nadat je de beschikbare lokalen, docenten en studentambassadeurs hebt gekoppeld. Plan rondleidingen en proeflessen met starttijden, maximale groepsgrootte en een duidelijke verzamelplek.
Open het aanmeldformulier ruim vóór de open dag en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel daarbij dieetwensen en vragen van bezoekers, zodat catering en voorlichting niet op de ochtend zelf hoeven te worden aangepast.
Test laptops, beamers, projectieschermen, presentatieschermen, draadloze microfoons en luidsprekers uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer per lokaal ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten, wifi-versterkers en opgeladen powerbanks.
Maak de plattegrond en bewegwijzering begrijpelijk vanaf de registratiebalie. Bezoekers vinden niet alleen lokalen nodig, maar ook de route naar proeflessen, rondleidingen, toiletten, catering en de plek waar ze vragen kunnen stellen.
Bereid registratielijsten, naambadges en infomappen per verwachte bezoekersstroom voor. Zet registratiebalies, informatietafels en stoelen vooraf klaar en wijs iemand aan die ontbrekende materialen of wijzigingen tijdens de dag opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mbo open dag organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en communicatie. Gebruik de laatste 2 weken voor het verwerken van aanmeldingen, het indelen van personeel en het controleren van presentaties en techniek.
Wat moet er op een mbo open dag klaarstaan?: Zorg minimaal voor registratiebalies, naambadges, plattegronden, infomappen, bewegwijzering en ingerichte lokalen. Test daarnaast alle laptops, schermen, beamers, microfoons en luidsprekers uiterlijk één werkdag vooraf.
Hoe plan je rondleidingen en proeflessen op een mbo open dag?: Werk met vaste starttijden en een maximale groepsgrootte per onderdeel. Plan per tijdslot een begeleider, lokaal en verzamelplek en houd ruimte voor uitloop, zodat een vertraagde rondleiding niet het hele programma verschuift.
Wanneer moet je dieetwensen voor een mbo open dag verzamelen?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers zich aanmelden en controleer de lijst uiterlijk één week voor de open dag. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering, zodat er geen losse last-minute aanvragen ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.