Organiser une journée portes ouvertes en BTS : la checklist

Une journée portes ouvertes en BTS se prépare comme un parcours visiteur, pas comme une simple présentation des formations. Il faut d’abord fixer la date, les espaces et le programme, puis ouvrir les inscriptions et informer les lycées. Dans les dernières semaines, les visites guidées, cours d’essai, démonstrations et permanences doivent être répartis entre enseignants et étudiants ambassadeurs. Cette checklist aide aussi à ne pas oublier les badges, les plans, les dossiers d’information et les tests du matériel audiovisuel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner les espaces et les salles
2 personnes
Définir les thèmes d’information
3 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Informer les écoles et les doyens
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les cours d’essai
3 personnes
Répartir les enseignants dans les salles
2 personnes
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
Réserver le catering
Rassembler le matériel pour les démonstrations
4 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les présentations
3 personnes
Tester les ordinateurs portables et les écrans
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Composer les dossiers d’information
4 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ranger les locaux
4 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
3 personnes
Aménager les espaces de présentation
4 personnes
Aménager les salles de pratique
6 personnes
Installer le matériel de démonstration
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les dossiers d'information
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
Accompagner les visites guidées
5 personnes
Animer des présentations d'information
4 personnes
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
Réaliser des démonstrations pratiques
8 personnes
Répondre aux questions sur les formations
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Rassembler le matériel de démonstration
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
5 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les données d’inscription
Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs
Répondre aux questions de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’inscriptionqté 3
Tables d’informationqté 18
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 4
Écrans de projectionqté 4
Écrans de présentationqté 6
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Clés USBqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 4

Décoration

Drapeaux de l’écoleqté 8
Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 3
Plantes décorativesqté 12
Affiches d’informationqté 30
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 24
Tableaux blancsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Poêles de serviceqté 6
Poubellesqté 12
Cuillères à caféqté 30

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 4 semaines avant la journée et demandez dès le départ les besoins alimentaires. Imprimez ensuite une liste actualisée des inscrits pour l’accueil.
Finalisez le programme 7 à 10 jours avant l’événement. Prévoyez des créneaux distincts pour les visites guidées et les cours d’essai afin d’éviter que les visiteurs choisissent entre deux activités importantes.
Attribuez chaque salle à un usage précis et indiquez sur le plan où se trouvent les tables d’information, les démonstrations et les espaces de restauration. Ajoutez une signalétique visible dès l’entrée et aux changements de bâtiment.
Testez les ordinateurs portables, écrans, vidéoprojecteurs, microphones et haut-parleurs au plus tard la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles et batteries externes avant l’arrivée des visiteurs.
Préparez les badges nominatifs, dossiers d’information et affiches avant le jour J, puis refroidissez les boissons suffisamment tôt. Gardez une personne disponible pendant toute la journée pour répondre aux questions qui ne figurent pas dans le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une journée portes ouvertes en BTS ?: Commencez l’organisation 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les invitations et la communication peuvent partir environ 4 semaines à l’avance, tandis que le programme final doit être validé 7 à 10 jours avant.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant l’événement. Fermez-les 2 à 3 jours avant si vous devez imprimer les listes, préparer les badges et ajuster les quantités de restauration.
Comment organiser les visites guidées et les cours d’essai ?: Planifiez les visites guidées sur des créneaux de 30 à 45 minutes et les cours d’essai sur 45 à 60 minutes. Prévoyez au moins 10 minutes entre deux créneaux pour permettre les déplacements et remettre les salles en ordre.
Que faut-il tester la veille d’une journée portes ouvertes ?: Testez chaque ordinateur portable, écran, vidéoprojecteur, microphone et haut-parleur dans la salle où il sera utilisé. Faites cette vérification au plus tard la veille et contrôlez également les connexions, rallonges, multiprises et câbles.

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