Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de Mbo

Una jornada de puertas abiertas de Mbo necesita mucho más que aulas abiertas y folletos. Hay que coordinar el programa, las inscripciones, las visitas guiadas, las clases de prueba y la información que reciben estudiantes y familias. Esta checklist reúne 73 tareas y 52 materiales para avanzar en el orden correcto. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: preferencias dietéticas, asignación de docentes, pruebas técnicas, acreditaciones y señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Seleccionar espacios y aulas
2 personas
Determinar los temas de información
3 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Informar a las escuelas y a los decanos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Definir el programa final
3 personas
Programar visitas guiadas
2 personas
Programar clases de prueba
3 personas
Asignar a los profesores a las aulas
2 personas
Programar a los embajadores estudiantiles
2 personas
Reservar el catering
Reunir materiales para demostraciones
4 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Revisar las presentaciones
3 personas
Probar los portátiles y las pantallas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir listas de registro
Preparar carpetas informativas
4 personas
Preparar el catering
3 personas
Recoger las aulas
4 personas
Montar mostradores de información
4 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colgar señalización
3 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Montar las salas de presentación
4 personas
Montar las aulas prácticas
6 personas
Preparar el material de demostración
5 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar puntos de café
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

Atender la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir carpetas informativas
2 personas
Indicar a los visitantes los locales
4 personas
Guiar visitas
5 personas
Dar presentaciones informativas
4 personas
Guiar las clases de prueba
8 personas
Realizar demostraciones prácticas
8 personas
Responder preguntas sobre formaciones
6 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Resolver incidencias técnicas
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la recepción de inscripciones
2 personas
Recopilar materiales de demostración
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
5 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar datos de inscripción
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
Responder a las preguntas de seguimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de registrocant. 3
Mesas informativascant. 18
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Mantelescant. 24
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorcant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Pantallas de presentacióncant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Memorias USBcant. 6
Amplificadores wificant. 4

Decoración

Banderas de la escuelacant. 8
Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 3
Plantas decorativascant. 12
Carteles informativoscant. 30
Carteles del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 24
Pizarras blancascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Papeleracant. 12
Cucharillas de cafécant. 30

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, el programa inicial y el formulario de inscripción con varias semanas de antelación. Así puedes medir la asistencia antes de cerrar el programa final y reservar el catering según el número previsto.
Cierra las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Usa los datos de inscripción para calcular las raciones y evitar tener que modificar el pedido de catering a última hora.
Prepara un horario único para visitas guiadas, clases de prueba y presentaciones. Asigna a cada docente y embajador estudiantil un aula y una franja horaria concreta para evitar solapamientos.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátiles, pantallas, proyector, micrófonos, altavoces, cables, regletas y wifi. Guarda también las presentaciones en memorias USB por si falla la conexión.
Imprime las listas de registro, acreditaciones, mapas y carteles antes de abrir las puertas. Coloca la señalización desde la entrada hasta las aulas y deja preparado un punto de registro con mesas, sillas y material informativo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de Mbo?: Empieza a fijar la fecha, los espacios y el programa al menos 6 semanas antes. Abre las inscripciones cuanto antes y deja la última semana para confirmar asistentes, catering, materiales y personal.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento si necesitas prever catering, acreditaciones y grupos para las visitas. Mantén un sistema de registro el mismo día para las personas que lleguen sin inscripción.
¿Cuándo se debe preparar el programa final?: Define el programa final unos 7 días antes, cuando ya conozcas mejor el número de visitantes y sus preferencias. Después asigna aulas, docentes y embajadores, e informa de cualquier cambio a las personas inscritas.
¿Qué hay que probar el día antes de la jornada de puertas abiertas?: Reserva entre 60 y 90 minutos el día anterior para probar portátiles, proyector, pantallas, micrófonos, altavoces y conexión wifi. Revisa también los cables, las regletas, las baterías externas y las copias de seguridad de las presentaciones.

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