Mawlidviering organiseren: checklist en planning

Een Mawlidviering vraagt om een duidelijke volgorde: leg eerst datum, programma, locatie en begeleiding vast en werk daarna toe naar gasten, catering en inrichting. Plan naast de viering zelf ook de gebedsruimte, het kinderprogramma en de ontvangst. Dieetwensen, naamkaartjes, bewegwijzering en geluidsapparatuur worden vaak pas laat geregeld. Met deze checklist houd je de 77 taken en 62 benodigde spullen bij, van de eerste reserveringen tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Recitator en spreker vastleggen
2 personen
Cateringmenu samenstellen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Programma online publiceren
Kinderprogramma voorbereiden
2 personen
Decoratiethema kiezen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aantal gasten bepalen
2 personen
Eetwensen aan cateraar doorgeven
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmabladen afdrukken
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Gebedsruimte voorbereiden
3 personen
Tafelschikking markeren
2 personen
Kleding en programma bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes op schalen leggen
4 personen
Buffetgerechten op temperatuur brengen
4 personen
Dieetgerechten apart markeren
2 personen
Programmabladen neerleggen
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Gasten naar zitplaatsen verwijzen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Koranrecitatie begeleiden
2 personen
Mawlidlezing verzorgen
2 personen
Nasheedprogramma begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dankwoord uitspreken
Slotdua begeleiden
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies voorspoelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Podiumtafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Theeglazenaantal 90
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Tafellopersaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminium schalenaantal 20

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-kaarsenaantal 20
Nachtlampenaantal 4
Reserve-ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg recitator, spreker en geluidsapparatuur vroeg vast. Test microfoons en luidsprekers uiterlijk vóór de zaalopbouw, zodat het programma niet stilvalt door technische problemen.
Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma duidelijk zijn. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de inventaris af zodra je het definitieve aantal gasten hebt.
Plan het kinderprogramma apart van het hoofdprogramma. Noteer vooraf wie begeleidt, welke ruimte wordt gebruikt en wanneer kinderen worden opgehaald of teruggebracht.
Controleer servies en glaswerk niet alleen op aantallen, maar ook per eetmoment: dinerborden, soepkommen, dessertborden, koffiekopjes, thee- en waterglazen vragen verschillende aantallen.
Maak de laatste boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en verse boodschappen kort voor de viering. Markeer vóór aankomst de tafelschikking, gebedsruimte, registratie en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Mawlidviering organiseren en de locatie reserveren?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer de zaal zodra de datum bekend is, zeker als je een recitator, spreker en catering op dezelfde dag nodig hebt.
Hoeveel weken van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een Mawlidviering?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en open dan ook de aanmeldingen. Vraag een definitieve reactie uiterlijk 7 tot 10 dagen voor de viering, zodat catering, naamkaartjes en tafels kunnen worden aangepast.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef ze uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Controleer daarna of vegetarische, allergene of andere aangepaste maaltijden herkenbaar worden uitgegeven.
Wat moet ik op de dag van een Mawlidviering als eerste doen?: Open de locatie minimaal 3 uur vóór de ontvangst. Richt eerst registratie, gebedsruimte, geluidsinstallatie en tafelschikking in; controleer daarna catering, programmabladen, naamkaartjes en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.