Mawlid-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Mawlid-Feier braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Bewirtung und Gebetsraum aufeinander abgestimmt sein müssen. Lege zuerst Datum, Saal, Rezitator und Sprecher fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und das Catering. Zwei bis drei Wochen vorher solltest du die Gästezahl und Ernährungswünsche an den Caterer melden. Kurz vor der Feier werden Programmhefte, Namensschilder, Beschilderung, Tischordnung und die Ausstattung für Buffet und Registrierung geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Rezitator und Sprecher festlegen
2 Personen
Catering-Menü zusammenstellen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Programm online veröffentlichen
Kinderprogramm vorbereiten
2 Personen
Dekorationsthema auswählen
2 Personen
Tonanlage reservieren
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anzahl der Gäste festlegen
2 Personen
Essenswünsche an Caterer weitergeben
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Beschilderung drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Gebetsraum vorbereiten
3 Personen
Tischordnung markieren
2 Personen
Kleidung und Programm bestätigen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Gebetsraum einrichten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
4 Personen
Buffetgerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
Diätgerichte separat kennzeichnen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Gäste zu den Plätzen geleiten
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Koranrezitation begleiten
2 Personen
Mawlid-Vortrag halten
2 Personen
Nasheed-Programm begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Dankeswort sprechen
Abschlussdua begleiten
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr vorspülen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Saal fegen und wischen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Podiumstisch
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
TeegläserAnz. 90
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
TablettsAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
TischläuferAnz. 10
PapiergirlandenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationenAnz. 12
Willkommensschild
ProgrammstandardAnz. 2
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm
ErsatzbatterienAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 2
AluminiumschalenAnz. 20

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4
LED-KerzenAnz. 20
NachtlampenAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Tonanlage zusammen mit Saal und Programm. Prüfe spätestens eine Woche vorher, ob Mikrofone, Lautsprecher und ein Podiumstisch zur Raumgröße passen.
Schließe die Anmeldung mindestens 7 bis 10 Tage vor der Feier, damit du die Gästezahl und Essenswünsche rechtzeitig an den Caterer weitergeben kannst.
Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch, Namensschilder und ein Willkommensschild ein. Stelle ihn mindestens 30 Minuten vor Beginn an den Eingang, nicht neben das Buffet.
Kontrolliere Geschirr und Servierausstattung in einer Liste: Teller, Schalen, Tassen, Gläser, Besteck, Servierschalen, Zangen und Kannen werden bei größeren Runden schnell knapp.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher. So bleiben Zeit für Tischdecken, Dekoration, Beschilderung, Gebetsraum, Buffet und einen vollständigen Techniktest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mawlid-Feier planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Saal, Programm und Catering. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor der Feier starten.
Wann muss die Gästezahl an den Caterer gemeldet werden?: Melde die vorläufige Gästezahl 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die endgültige Zahl spätestens 7 bis 10 Tage vor der Feier. Übermittle dabei auch alle erfassten Ernährungswünsche.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Mawlid-Feier?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Tischen oder umfangreicher Dekoration eher 3 Stunden. Der Techniktest und die Vorbereitung des Gebetsraums sollten vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sein.
Was sollte am Tag vor der Mawlid-Feier erledigt sein?: Am Vortag sollten haltbare Lebensmittel, Programmhefte, Beschilderung, Namensschilder und Dekoration bereitliegen. Prüfe außerdem Geschirr, Gläser, Besteck, Thermoskannen und Wasserkannen anhand der Einkaufsliste.

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