Checklist pour organiser une célébration du Mawlid

Une célébration du Mawlid demande de coordonner le programme religieux, les intervenants, le repas et l’accueil des invités. Commencez par fixer la date, réserver la salle et confirmer le récitant ainsi que l’orateur. Les inscriptions permettent ensuite de dimensionner les tables, la vaisselle et le traiteur. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’ouverture du lieu, avec une attention particulière aux détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, signalétique, badges et sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le récitant et l’orateur
2 personnes
Composer le menu traiteur
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier le programme en ligne
Préparer le programme enfants
2 personnes
Choisir le thème de la décoration
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Définir le nombre d'invités
2 personnes
Transmettre les préférences alimentaires au traiteur
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de programme
2 personnes
Impression de la signalétique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Préparer la salle de prière
3 personnes
Marquer la disposition des tables
2 personnes
Confirmer la tenue et le programme

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager l’espace de prière
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
4 personnes
Mettre les plats du buffet à température
4 personnes
Marquer séparément les plats diététiques
2 personnes
Déposer les feuilles de programme
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Orienter les invités vers les places assises
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer la récitation du Coran
2 personnes
Animer une conférence sur le Mawlid
2 personnes
Animer le programme de nasheed
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Encadrer le du'a final
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rincer la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table de scène
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à théqté 90
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 14
Chemins de tableqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Balances de cuisineqté 2
Plateaux en aluminiumqté 20

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Bougies LEDqté 20
Lampes de nuitqté 4
Ampoules LED de rechangeqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre d’invités au moins 3 semaines avant la célébration. Utilisez ce chiffre pour confirmer le traiteur, les tables, les chaises et la quantité de vaisselle.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez la synthèse au traiteur 7 jours avant le repas. Prévoyez aussi une personne chargée de vérifier les plats à leur arrivée.
Confirmez le récitant, l’orateur, la tenue et le programme au plus tard 72 heures avant l’événement. Testez la sonorisation dans la salle avant l’arrivée du public, surtout si le programme comprend plusieurs prises de parole.
Préparez les badges, les feuilles de programme et la signalétique au moins 2 jours à l’avance. Installez un panneau d’accueil et une table d’inscription visibles dès l’entrée pour éviter les files d’attente.
Faites les achats non périssables quelques jours avant, puis les produits frais la veille. Vérifiez le jour même la vaisselle, les carafes d’eau, les thermos, les plateaux de service et les poubelles avant d’ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration du Mawlid ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver la salle et les intervenants, puis les inscriptions et le traiteur peuvent être finalisés environ 3 semaines avant.
Quand envoyer les invitations pour le Mawlid ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la célébration, avec la date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et d’ajuster le nombre de repas.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez le menu et le nombre prévisionnel d’invités au moins 3 semaines avant. Transmettez les préférences alimentaires définitives 7 jours avant, puis vérifiez les quantités et l’heure de livraison la veille.
Que préparer le jour de la célébration du Mawlid ?: Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer la salle de prière, marquer les tables et tester la sonorisation. Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités pour la mise en place, l’accueil et les dernières vérifications.

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