Checklist voor een goed georganiseerde matineevoorstelling

Een matineevoorstelling vraagt om een strakke voorbereiding vóór de deuren opengaan. Overdag heb je minder speling: stoelen, techniek, ontvangst en catering moeten tegelijk klaarstaan. Begin met de bezoekers en het programma, bevestig daarna locatie en reserveringen en werk op de dag zelf van zaalcontrole naar ontvangst. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen vaak te laat gebeuren, zoals dieetwensen verzamelen, dranken koelen en microfoons testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Programma's afdrukken
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad controleren
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Toegangskaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Zaalrondes uitvoeren
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen direct mee; wacht daar niet mee tot je de hapjes bestelt.
Plan het locatiebezoek minimaal 2 weken vooraf. Controleer dan niet alleen de zaalindeling, maar ook garderoberekken, toiletten, stroompunten en de plek van de cateringtafel.
Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Druk de programma's pas daarna af en stuur bezoekersinformatie met aanvangstijd, entree en richtingsborden uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling.
Open de locatie minstens 2 uur vóór aanvang. Gebruik het eerste uur voor stoelen, tafels, decoratie en catering; reserveer daarna minimaal 30 minuten voor techniek, toiletten en een briefing van het ontvangstteam.
Koel dranken minstens 2 uur vooraf en controleer de voorraad vóór je boodschappen doet. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen zo klaar dat de cateringtafel niet de entree of looproute blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik uitnodigingen voor een matineevoorstelling versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 weken vóór de voorstelling. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en eventuele reserveringen te verwerken.
Hoeveel eerder moet de locatie open voor een matineevoorstelling?: Open de locatie minstens 2 uur vóór aanvang. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige techniekcheck en een korte briefing van het ontvangstteam.
Wanneer moet het programma van een matineevoorstelling definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Druk de programma's daarna af en verstuur de bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een matineevoorstelling?: Reken voor het ontvangst- en pauzemoment op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Stem de hoeveelheid hapjes af op het aantal aanmeldingen en leg voor dieetwensen aparte opties klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.